Gdy badanie potrzeb szkoleniowych obejmuje dziesiątki albo setki ankiet z odpowiedziami na pytania otwarte, trener zyskuje wartościowy materiał, ale płaci za to czasem potrzebnym na analizę. Modele językowe mogą ten etap znacząco skrócić.
RAPS, czyli praca, której nie widać
Jako trener często wykonuję RAPS, czyli Rozpoznanie i analizę potrzeb szkoleniowych. To jeden z tych etapów pracy, którego uczestnicy szkolenia (i zamawiający) zwykle nie widzą. Widzą później program, ćwiczenia, prezentację, materiały i sposób prowadzenia zajęć.
Etap RAPS często decyduje, czy szkolenie będzie odpowiedzią na konkretne potrzeby firmy i uczestników, czy tylko dobrze opisaną usługą rozwojową.
Jeśli badanie obejmuje kilka ankiet, sprawa jest prosta. Można je spokojnie przeczytać, zaznaczyć ważne fragmenty i wyciągnąć wnioski. Ale co zrobić, kiedy ankiet jest 30, 50, 100 albo 200? A każda zawiera odpowiedzi na pytania otwarte?
Pytania otwarte dają wartość, ale ich analiza zabiera czas
Lubię pytania otwarte w badaniu potrzeb szkoleniowych, bo pozwalają uczestnikom opisać sytuację i potrzeby własnymi słowami.
Jedna osoba pisze konkretnie. Druga ogólnie. Trzecia porusza kilka wątków w jednej odpowiedzi. Czwarta sygnalizuje problem, który łatwo przeoczyć, jeśli analizę robi się zbyt szybko.
To wartościowy materiał. W odpowiedziach można znaleźć przykłady z codziennej pracy, powtarzające się trudności, oczekiwania wobec szkolenia, obawy uczestników i tematy, które warto doprecyzować z klientem. Tyle że za tę wartość trener płaci czasem.
Trzeba przeczytać odpowiedzi, wychwycić powtarzające się wątki, zauważyć różnice między grupami, odróżnić pojedyncze sygnały od dominujących tematów i sprawdzić, co z tego wynika dla programu szkolenia.
I nagle analiza potrzeb szkoleniowych, która sama w sobie jest bardzo potrzebna, zaczyna zajmować wiele godzin.
Znasz to?
Czas RAPS “zjada” część wynagrodzenia trenera
Jest jeszcze jeden aspekt, o którym rzadko mówimy wprost. Czas poświęcony na RAPS to w praktyce część wynagrodzenia, które trener otrzymuje za przygotowanie i prowadzenie szkolenia.
Klient najczęściej widzi dzień szkoleniowy, program, materiały i efekt pracy na sali. Znacznie rzadziej widzi godziny spędzone wcześniej na analizie ankiet, wyciąganiu wniosków i dopasowywaniu programu do potrzeb grupy.
Większość trenerów nie dolicza RAPS jako osobnej pozycji w wycenie. Ten czas jest po prostu „w cenie” szkolenia.
Jeżeli analiza potrzeb szkoleniowych zajmuje wiele dodatkowych godzin, to nie jest tylko kwestia obciążenia kalendarza. To także kwestia rentowności pracy trenera.
Modele językowe jako wsparcie w analizie
Obecnie wykorzystuję modele językowe jako wsparcie w analizie potrzeb szkoleniowych. Wykorzystuję je między innymi do pracy z kwestionariuszami, które zawierają odpowiedzi na pytania otwarte.
Model językowy może pomóc szybciej zobaczyć:
- jakie tematy powtarzają się najczęściej,
- jakie potrzeby uczestnicy opisują różnymi słowami,
- które problemy warto potraktować jako główne obszary szkolenia,
- jakie pojedyncze sygnały wymagają uwagi,
- czym różnią się odpowiedzi różnych grup uczestników,
- jakie wnioski można wykorzystać w dalszym projektowaniu szkolenia.
Dzięki temu trener szybciej przechodzi od surowego materiału do pierwszego oglądu sytuacji. Nadal musi ten obraz zweryfikować. Nadal musi znać kontekst klienta. Nadal musi zdecydować, co z tych danych naprawdę wynika dla programu szkolenia.
Ale nie musi zaczynać od wielogodzinnego ręcznego układania wszystkich odpowiedzi od zera.
Dlaczego stworzyłem własnego Asystenta RAPS?
Z czasem zauważyłem, że samo korzystanie z modelu językowego to dopiero pierwszy krok. Za każdym razem trzeba mu wyjaśniać kontekst. Przypominać, czym jest RAPS. Doprecyzowywać, jakiego typu wniosków oczekuję. Pilnować, żeby analiza była użyteczna z perspektywy projektowania szkolenia, a nie tylko poprawna językowo.
Właśnie dlatego stworzyłem własnego Asystenta RAPS.
Asystent jest lepszy do tego zadania niż jednorazowa rozmowa z modelem językowym, ponieważ pracuje w stałym kontekście. Ma przypisaną rolę, zna cel analizy i jest przygotowany do pracy na materiałach wejściowych typowych dla badania potrzeb szkoleniowych.
Nie trzeba za każdym razem zaczynać od początku.
Pokażemy to na żywo podczas webinaru
12 maja o 10:00 zapraszamy na bezpłatny webinar live dla trenerów:
„Jak przeanalizować 50 kwestionariuszy w 15 minut? – analiza potrzeb szkoleniowych z AI”
Webinar poprowadzą Jarosław Rubin i Marek Naumiuk, trenerzy i konsultanci zarządzania, współautorzy książki „Zwinnologia 2.0”.
Podczas webinaru pokażemy na żywo, jak AI może wspierać trenera w analizie kwestionariuszy. Nie będziemy tylko opowiadać, że modele językowe skracają czas pracy. Pokażemy praktyczny przykład: jak przejść od 50 kwestionariuszy do wniosków, które można wykorzystać w dalszym projektowaniu szkolenia.
Webinar potrwa 45 minut + Q&A.
Zapisz się na webinar i zobacz na żywo, jak w kilkanaście minut przejść od 50 kwestionariuszy do wniosków przydatnych w projektowaniu szkolenia.
