Jarosław Rubin

Po książkę „Czas na reset” wydaną przez MT Biznes, której autorem jest Dan Heath, sięgnąłem z zaciekawieniem, bo jako współautor „Zwinnologii 2.0” i konsultant wspierający zarządzanie zmianą w firmach chętnie czytam publikacje związane z przygotowaniem i wdrażaniem zmian.

Moją decyzję o przeczytaniu książki umocnił fakt, że napisał ją Dan Heath, współautor, wraz z bratem Chipem, takich bestsellerów jak „Przyczepne historie” czy „Pstryk. Jak zmieniać, żeby zmienić”.

„Czas na reset”, czyli…

O czym jest nowa książka Heatha? Trafnie oddaje to jej podtytuł: „Jak zmienić to, co nie działa”.

Autor opisuje sytuacje, w których firma lub instytucja utknęła w miejscu, a siła przyzwyczajenia, paraliż decyzyjny albo spory o to, co należy zrobić, skutecznie blokują ruch. Do tego dochodzą zadania bieżące, które sprawiają, że zamiast przełamywać stagnację, organizacja koncentruje się na gaszeniu pożarów.

Z mojego doświadczenia wynika, że niektórzy uparcie powtarzają dotychczasowe działania, oczekując, że w końcu przyniosą one inny rezultat. Heath streszcza ten problem w bardzo trafnym zdaniu:

„Każdy system przynosi dokładnie takie wyniki, do jakich został stworzony”.

Punkt nacisku zamiast siłowego przepychania zmiany

Co należy zatem zrobić? Heath odpowiada: zresetować system. Zaznacza przy tym uczciwie, że nie jest to proste, ale pokazuje, jak można się do tego zabrać.

Autor posługuje się niezwykle trafną metaforą ogromnego głazu leżącego na drodze. Kiedy tkwisz w impasie, nie warto rzucać się na niego z impetem. Lepiej podejść do problemu sprytnie i z dobrym pomysłem.

Heath pokazuje, że aby poruszyć skałę, trzeba najpierw znaleźć punkt nacisku, a następnie skoncentrować na nim zasoby. To właśnie ten sposób myślenia uważam za jedną z największych wartości tej książki.

Najpierw diagnoza, potem zasoby i działania

Pierwsza część książki opisuje pracę detektywistyczną, czyli sposoby na zlokalizowanie punktu nacisku. W terminologii zwinnego zarządzania zmianą nazwałbym ten etap Wglądem, czyli dogłębną diagnozą. Heath przedstawia pięć metod, które pomagają taki punkt zidentyfikować.

W drugiej części skupia się na gromadzeniu zasobów i wyborze sposobu działania. Pokazuje jasno, że konieczna jest zmiana myślenia z kategorii „i to, i tamto” na „to, zamiast tamtego”. Ja nazwałbym to wyborem opcji działań.

W kolejnych rozdziałach autor przedstawia sześć strategii pozwalających lepiej wykorzystać dostępne zasoby, przy jednoczesnym ograniczaniu kosztów rezygnacji z innych działań.

Przyspieszona nauka i zwinność w praktyce

Szczególnie bliska jest mi strategia opisana w rozdziale „Przyspiesz naukę”, w którym Heath pokazuje, jak zwiększać skuteczność działań dzięki szybkiej i rzetelnej informacji zwrotnej. To zwinność w bardzo praktycznym wydaniu.

W tym fragmencie książki znajdziesz również konstruktywną krytykę prowadzenia projektów zmian z wykorzystaniem podejścia kaskadowego. Zdaniem autora sprzyja ono złudzeniu planowania i okresom bezczynności, które trwają aż do momentu zbliżania się terminu zakończenia projektu.

Najważniejszy problem, na jaki Heath zwraca uwagę, polega jednak na tym, że istotne informacje od klientów, czyli odbiorców zmiany, docierają do zespołu kierującego projektem dopiero na jego późnym etapie.

Autor konkluduje: „W efekcie model kaskadowy niemal całkowicie odszedł w zapomnienie. Nowym standardem stało się podejście zwinne (agile), oparte na przyspieszonej nauce”. Chciałbym, żeby tak było, ale praktyka pokazuje, że „kaskada” nadal mocno się trzyma.

Czy warto przeczytać tę książkę

„Czas na reset” daje czytelnikowi przemyślany opis podejścia do wdrażania kluczowych zmian. Pokazuje zarówno sposoby identyfikacji punktów nacisku, jak i metody wykorzystywania dostępnych zasobów do przeprowadzenia zmiany.

Polecam tę książkę do przeczytania, do refleksji nad własnym sposobem działania i do zaczerpnięcia z niej pożytecznych wskazówek dla praktyki zarządzania zmianą.

Jako współautor książki „Zwinnologia 2.0” sięgam po publikacje dotyczące zwinnego zarządzania z dużą ciekawością, ale też z zawodową uważnością. Ten temat jest mi bliski nie tylko jako autorowi, lecz także jako konsultantowi pracującemu z firmami nad zmianą, kulturą organizacji i sposobem podejmowania decyzji. Właśnie dlatego byłem ciekaw, jak Neil Perkin opisuje zwinność i transformację organizacyjną w książce „Transformacja Agile. Struktury, procesy i sposoby myślenia w erze cyfrowej”, wydanej przez Onepress / Helion SA.

Czym wyróżnia się “Transformacja Agile”

Transformacja Agile to nie jest książka wyłącznie o transformacji cyfrowej. Owszem, technologia i cyfryzacja pojawiają się w tle, ale Perkin opisuje coś więcej – transformację sposobu działania całej organizacji: jej kultury, przywództwa, struktur, procesów i mentalności ludzi.

Autor wyraźnie zaznacza, że zwinność to nie narzędzie IT ani zestaw metodyk dla programistów, lecz fundamentalna zmiana w sposobie, jak firma myśli i reaguje na zmieniające się otoczenie.

Gdybym miał wskazać, co najmocniej odróżnia tę książkę od wielu innych publikacji o agile, powiedziałbym tak: ona nie wskazuje „jak wdrożyć agile w zespole?” (najlepiej IT), tylko „jak zbudować firmę, która umie działać zwinnie?”.

Prezentowane w książce podejście do zwinności jest mi bliskie. Autor traktuje zwinność nie jako zestaw narzędzi, ale jako system operacyjny dla nowego środowiska pracy. W niektórych publikacjach o agile punkt ciężkości pada na metodykę. Tu jest inaczej.

Perkin pokazuje, że prawdziwa transformacja nie polega na tym, że organizacja wprowadza nowe rytuały, zmienia nazwy spotkań albo powołuje kilka cross-funkcyjnych zespołów. Prawdziwa transformacja zaczyna się wtedy, gdy firma zaczyna inaczej myśleć o swojej strukturze, odpowiedzialności, przepływie decyzji, współpracy i sposobie zarządzania zmianą.

W pracy doradczej także widzę, że wiele organizacji nie ma problemu z poznaniem nowych narzędzi, choć często o nie dopytuje. Trudność zaczyna się wtedy, gdy trzeba zmienić sposób działania całego systemu: od zarządzania priorytetami, przez współpracę między działami, aż po rolę menedżerów i tempo uczenia się.

Logiczna struktura książki

„Transformacja Agile” jest zbudowana w sposób bardzo logiczny. Autor prowadzi czytelnika od szerszego spojrzenia na zmieniające się otoczenie biznesowe, przez ideę zwinnego modelu działania firmy, aż po kwestie wdrażania zmiany i skalowania tego, co działa.

Czytając książkę Perkina dostrzegłem w niej kilka warstw.

Pierwsza dotyczy samego kontekstu. Perkin pokazuje, dlaczego tradycyjne modele zarządzania coraz częściej zawodzą w świecie, który jest szybki, nieprzewidywalny i silnie uzależniony od technologii, danych oraz oczekiwań klientów. Udowadnia, dlaczego model liniowy już nie działa.

Druga warstwa dotyczy systemu operacyjnego organizacji. To dla mnie jeden z najmocniejszych elementów tej książki. Autor nie pyta tylko o to, jak pracują zespoły, ale jak działa firma jako całość. Jak wygląda przepływ informacji. Gdzie zapadają decyzje. Jak podchodzić do innowacji. Jak przejść od skalowalnej efektywności do skalowalnego uczenia się.

Trzecia warstwa to samo prowadzenie zmiany. I tu znów znalazłem bliskie mi podejście. Perkin opisuje zwinne zarządzanie zmianą. Pokazuje zmianę jako proces uczenia się, eksperymentowania, korygowania kursu i stopniowego budowania nowego sposobu działania z godnie z zasadą: „myśl na dużą skalę, zacznij od małych zmian, skaluj zmiany szybko”.

Co mi się najbardziej podobało

Najbardziej cenię sobie to, że w każdym rozdziale znajdowałem studia przypadku – konkretne przykłady wdrażania zwinności w polskich firmach. (Polskie studia przypadków opisali Przemysław Skrzek i Maciej Gawlik).

Bardzo trafna jest logika wdrożeń, o której już wspominałem: myśl szeroko, zaczynaj od małych kroków, szybko ucz się i rozwijaj to, co przynosi efekty. To podejście dobrze odpowiada na potrzeby współczesnych firm. Dziś niewiele organizacji może sobie pozwolić na wieloletnie, „ciężkie” programy transformacyjne.

Ponieważ wymiar ludzki jest dla mnie bardzo istotny w zarządzaniu zmianą, to podkreślam, że Perkin nie oddziela procesów od ludzi. W tej książce wyraźnie widać, że transformacja dotyczy także kultury, przywództwa, zaufania i codziennych zachowań menedżerów oraz pracowników.

Moje uwagi

Choć studia przypadków dotyczą wdrożenia zwinności w całych firmach, to większość z nich odbywa się w firmach IT, co może wynikać z tego, że zwinne podejście jest im najbliższe i najłatwiejsze do wdrożenie, nie tylko przy produkcji oprogramowania.

Druga uwaga dotyczy omawianego przy okazji reakcji na zmianę modelu Kübler-Ross, który został stworzony, aby zobrazować jak radzimy sobie z ciężką chorobą lub śmiercią bliskiej osoby. Moim zdaniem, bardziej adekwatny byłby to model Virginii Satir, ale Perkin zdecydował się na inny (jak wielu autorów publikacji o zmianie).

Warto sięgnąć po tę książkę

Lektura książki Perkina była dla mnie interesująca również jako spotkanie z podejściem, które w wielu miejscach idzie w stronę bliską także mojemu myśleniu o zwinnych organizacjach i zwinnym zarządzaniu zmianą.

Czytając „Transformację Agile”, miałem poczucie, że to książka napisana dla tych, którzy chcą myśleć o zwinności poważnie i w skali całej firmy.

Polecam tę lekturę liderom i menedżerom wyższego szczebla, kierownikom projektów i agentom zmian, którzy chcą lepiej zrozumieć, co naprawdę musi się zmienić, aby firma mogła działać zwinniej.