Poziom osiągania celów zakładanych zmian (niezadowalający) podpowiada, że warto zająć się usprawnieniem zarządzania zmianą tak, aby efektywniej osiągać rezultaty oraz uzyskać odpowiedni poziom satysfakcji odbiorców zmiany. Jak to zrobić? W artykule podpowiem dwie drogi do usprawnienia zarządzania zmianą.
Jaką metodykę wybrać?
Zmienność i szybkość zmian w otoczeniu oraz zróżnicowane reakcje odbiorców zmiany na podejmowane przez zespół wdrażający zmianę działania sugerują, że warto wybierać metodykę, która:
- Uwzględnia zmienność i niepewność otoczenia,
- Bierze pod uwagę reakcje i emocje inicjatorów oraz odbiorców zmiany,
- Modyfikuje plan działania stosownie do rezultatów już podjętych działań.
Z mojego doświadczenia wynika, że metodyka, która spełnia opisane wyżej wymagania to Zwinne Zarządzanie Zmianą. Polecam ją od co najmniej 10 lat i uczę jej wykorzystania na warsztatach szkoleniowych „Zwinne Zarządzanie Zmianą”.
Opiera się ona na narzędziach i działaniach, które uwzględniają dwa wymiary zmiany:
- Wymiar organizacyjny,
- Wymiar ludzki.
Omawiając zwinne podejście do zmiany pokazuję, jak ważne jest iteracyjne planowanie, czyli uwzględnianie w zarządzaniu zmianą powtarzającego się cyklu Zwinnego Zarządzania Zmianą. Dlatego proponuję, aby wdrażając zmianę, uwzględnić trzy składowe cyklu:
- Wgląd (dogłębną diagnozę),
- Opcje działań (jakie działania są najkorzystniejsze),
- Eksperymenty (co naprawdę działa i jakie przynosi rezultaty).
Na warsztacie nie tylko omawiam ten cykl, ale przekazuję też konkretne narzędzia, jakie wykorzystuje się na poszczególnych etapach cyklu.
Jakie elementy Zwinnego Zarządzania Zmianą wykorzystywać?
Patrząc na proces zmiany, który jest nakierowany na osiąganie celu zmiany oraz na ludzi (odbiorców zmiany), pokazuję na warsztacie elementy procesu zmiany, z jakimi spotkasz się w czasie projektowania i wdrażania zmian. Wśród wielu takich elementów wymieniam zazwyczaj:
- Zbieranie i analizę danych,
- Ocenę trendów i analizę prognoz,
- Spotkania zespołu projektowego,
- Spotkania z odbiorcami zmiany,
- Komunikowanie zmian,
- Szkolenia,
- Angażowanie pracowników w zmianę,
- Monitorowanie postępów zmiany,
- i wiele innych…
Wymieniłem te elementy, aby pokazać, jak wiele składowych można usprawnić, aby proces zmiany przebiegał jeszcze lepiej.
W rozmowach z menedżerami często słyszę, jakie z elementów sprawiają im najwięcej trudności, są nużące albo długotrwałe. Wtedy podpowiadam, w jaki sposób można usprawnić różne obszary zarządzania zmianą wykorzystując sztuczną inteligencję (AI).
W jakich obszarach zarządzania zmianą korzystać ze wsparcia AI?
Dla własnych potrzeb oraz przejrzystości warsztatu „AI w zarządzaniu zmianą” podzieliłem obszary wsparcia AI dla zarządzania zmianą na sześć składowych:
- Analiza danych i prognozowanie
- Komunikacja i angażowanie pracowników
- Wsparcie zarządzania zmianą i zarządzania projektami
- Lepsze spotkania
- Tworzenie treści
- Szkolenia i rozwój pracowników
To właśnie w tych obszarach pokazuję, jakie narzędzia AI mogą być przydatne i jak je stosować. Zawsze też podkreślam, że dzisiaj AI nie zastąpi Ciebie w zarządzaniu zmianą, ale może znacznie usprawnić proces zmiany – przyspieszyć go, ułatwić i podnieść poziom realizacji celów.