Cykl ZZZ

Pytanie zawarte w tytule artykułu regularnie pojawia się na warsztatach „Zwinnologia 2.0. Zwinne Zarządzanie Zmianą”, które prowadzimy wspólnie z Markiem Naumiukiem.

I za każdym razem odpowiadam: „Tyle, ile potrzeba, aby osiągnąć stan docelowy opisany w Kanwie Zmiany”.

Wiem, że dla wielu menedżerów to irytująca odpowiedź. Zwłaszcza wtedy, gdy przygotowują ważną zmianę i chcieliby wiedzieć, ile iteracji trzeba zaplanować, aby organizacja osiągnęła zakładany rezultat.

Tyle że samo pytanie jest podchwytliwe.

Jeśli oczekujemy jednej konkretnej liczby, to najczęściej nadal patrzymy na zmianę jak na klasyczny projekt, który wystarczy szczegółowo zaplanować, podzielić na etapy i konsekwentnie realizować aż do końca. I właśnie z takim podejściem organizacje mają dziś coraz większy problem.

Plan starzeje się szybciej niż zmiana

W klasycznym podejściu ogromną uwagę poświęca się przygotowaniu i trzymaniu się planu. Powstają harmonogramy, etapy wdrożenia, listy działań i odpowiedzialności.

Problem pojawia się wtedy, gdy sytuacja wokół firmy i w samej firmie zaczyna się zmieniać.

W trakcie wdrożenia pojawiają się nowe informacje, ludzie reagują inaczej, niż zakładano, część działań nie przynosi oczekiwanych rezultatów, a niektóre pomysły po kilku tygodniach tracą sens. Plan, który miał dawać poczucie kontroli, zaczyna opisywać bardziej przeszłość niż aktualną sytuację organizacji.

Paradoksalnie, wtedy wiele firm popełnia ten sam błąd: zamiast zarządzać zmianą, zaczyna bronić planu.

Cykl ZZZ nie jest zadaniem do „odhaczenia”

W „Zwinnologii 2.0” opisujemy Cykl Zwinnego Zarządzania Zmianą oparty na trzech elementach:
Wgląd → Opcje działań → Eksperymenty.

Nie jest to jednak zestaw etapów, które wykonuje się raz i uznaje temat za zamknięty. To proces uczenia się organizacji i przybliżania do celu zmiany.

Najpierw próbujemy zrozumieć sytuację. Potem szukamy możliwych działań. Następnie testujemy wybrane rozwiązania i zbieramy informację zwrotną. Dzięki temu kolejny cykl rozpoczynamy już z większą wiedzą niż wcześniej.

I właśnie dlatego nie istnieje jedna właściwa liczba cykli.

Ile cykli naprawdę potrzeba?

Przy niewielkich zmianach czasem wystarczą dwa lub trzy cykle. Gdy mówimy o zmianach strategicznych, transformacji kultury organizacyjnej albo zmianie sposobu zarządzania, pytanie o konkretną liczbę iteracji zaczyna tracić sens.

jako konsultant, często powtarzam na spotkaniach z Zarządami firm i menedżerami, że przy dużej zmianie nie da się z góry określić, ile razy organizacja będzie musiała czegoś się nauczyć i wyciągnąć wnioski dla dalszych działań, zanim osiągnie stan docelowy opisany w Kanwie Zmiany.

Można określić kierunek. Można opisać rezultat. Można monitorować postęp. Ale nie można uczciwie założyć, że rzeczywistość będzie zachowywała się zgodnie z naszym harmonogramem.

Sukces zmiany nie zależy od liczby wykonanych cykli

Największym błędem jest potraktowanie cyklu ZZZ jak kolejnej procedury do wykonania. Prawdziwa wartość działania iteracyjnego nie wynika z samego powtarzania etapów cyklu. Wartość pojawia się wtedy, gdy organizacja po każdym cyklu rzeczywiście wyciąga wnioski i potrafi zmieniać swoje działania.

Jeżeli po eksperymencie zespół mówi:
„to rozwiązanie nie zadziałało, ale wiemy już dlaczego i wiemy, co sprawdzić dalej”,
to firma robi postęp.

Jeżeli natomiast ignoruje informację zwrotną i wraca do pierwotnych założeń tylko dlatego, że tak zapisano w planie, to nawet największa liczba cykli niczego nie zmieni.

Podsumowanie

Ile cykli Zwinnego Zarządzania Zmianą należy wykonać, aby zmiana osiągnęła swój cel?

Tyle, ile potrzeba, aby organizacja:

• osiągnęła stan docelowy opisany w Kanwie Zmiany,
• nauczyła się działać skuteczniej,
• i potrafiła dostosowywać się do zmieniającej się rzeczywistości.

Celem nie jest przecież wykonanie cyklu. Celem jest zmiana, która ma zakończyć się powodzeniem i przynieść korzyści firmie i odbiorcom zmiany.