Czas trwania diagnozy

Na warsztatach Zwinnego Zarządzania Zmianą i podczas doradztwa często słyszę pytanie: „Kiedy wreszcie zaczniemy działać?”. Zadają je menedżerowie przygotowujący zmianę. Zespół chce już tworzyć harmonogram, rozdzielać zadania i rozpoczynać wdrożenie. Wcześniej potrzebuje jednak diagnozy, którą w Zwinnym Zarządzaniu Zmianą nazywamy Wglądem.

Dzięki Wglądowi można lepiej zrozumieć obecną sytuację firmy, mechanizm problemu, oczekiwany rezultat, wpływ zmiany na ludzi i przedsiębiorstwo oraz bariery, które mogą utrudnić wdrożenie. Pozostaje pytanie: jak długo powinna trwać taka diagnoza?

Czas Wglądu zależy od rodzaju zmiany

Kiedy rozmawiam z menedżerami o niewielkiej zmianie w systemie SAP, uświadamiam im, że jej przygotowanie nie musi trwać tygodniami. Czasem wystarczy jedno- lub dwudniowy warsztat zarządzania zmianą. Podczas takiego warsztatu zespół prowadzący zmianę rozpoznaje jej wpływ na użytkowników, przewiduje możliwe reakcje oraz przygotowuje komunikację i potrzebne wsparcie.

Inaczej wygląda przygotowanie zmiany kultury firmy. Trzeba zbadać obecną kulturę, opisać stan docelowy, porozmawiać z pracownikami i menedżerami, określić lukę oraz wybrać priorytety. Taka diagnoza może potrwać nawet 2 miesiące.

Pomiędzy tymi przykładami znajdują się wdrożenia OKR, nowych systemów wynagrodzeń, zmiany w sprzedaży czy rozwiązania oparte na AI.

Widzisz więc, że nie ma jednej liczby dni diagnozy odpowiedniej dla każdego przedsięwzięcia. Czas Wglądu zależy od rodzaju, zakresu i złożoności zmiany.

Dlaczego często podpowiadam 2 tygodnie?

Jako współautor „Zwinnologii 2.0” podkreślam, że pierwszy etap Wglądu warto ograniczyć do maksymalnie dwóch tygodni. Przy złożonej zmianie cały proces diagnozy może potrwać dłużej. Pierwsze rozmowy, warsztaty i badania tworzą wstępny obraz sytuacji. Kolejne źródła informacji pozwalają go potwierdzić, uzupełnić albo skorygować.

Na warsztatach Zwinnego Zarządzania Zmianą porównuję Wgląd do fotografii firmy wykonanej w konkretnym momencie. Im dłużej ją analizujemy, tym większe ryzyko, że przedstawia sytuację, która zdążyła się już zmienić.

Wgląd powinien trwać tak długo, aby zespół zebrał wiedzę potrzebną do przejścia do generowania Opcji działań, a następnie do Eksperymentów.

Pułapka perfekcyjnej diagnozy

Największą pułapką Wglądu jest chęć zebrania wszystkich dostępnych informacji. Po ankiecie pojawia się pomysł przeprowadzenia wywiadów. Po wywiadach ktoś proponuje grupy fokusowe. Potem dochodzą analiza danych z kilku lat, porównanie działów i dodatkowe badanie klientów.

Każde z tych działań może przynieść wartościowe informacje. W pewnym momencie diagnoza zaczyna jednak żyć własnym życiem, a zespół nadal nie przechodzi do działania.

Jako konsultant zarządzania zmianą pokazuję, że największy przyrost wiedzy następuje zazwyczaj na początku diagnozy. Zespół rozpoznaje wtedy główne problemy, bariery, zależności oraz różnice w postrzeganiu zmiany. Później pojawia się efekt malejących korzyści. Kolejne badania coraz częściej potwierdzają wcześniejsze ustalenia albo dostarczają szczegółów, które nie wpływają na dalsze działania.

Zgodnie z zasadą Pareto około 80% najistotniejszych informacji można zdobyć w ciągu około 20% czasu przeznaczonego na diagnozę.

Kiedy zakończyć diagnozę?

Wgląd można zakończyć, gdy zespół prowadzący zmianę uzna, że ma wystarczającą wiedzę, aby przejść do generowania Opcji działań, a następnie do Eksperymentów.

Podpowiadam, aby sprawdzić, czy zespół:

• rozumie obecną sytuację,
• potrafi opisać oczekiwany rezultat zmiany,
• zna najważniejsze grupy objęte zmianą,
• rozpoznał główne bariery i czynniki wspierające,
• ma dane pozwalające tworzyć Opcje działań.

Kluczowe pytanie brzmi:

Czy mamy już wystarczającą liczbę danych, aby przejść dalej?

Pełnej wiedzy o firmie i jej otoczeniu i tak nie zdobędziemy. Wystarczająca wiedza pozwala jednak wygenerować Opcje działań, wybrać najkorzystniejsze i sprawdzić je w Eksperymentach, a następnie wejść w kolejny cykl Zwinnego Zarządzania Zmianą.

---

Najczęstsze pytania o diagnozę w zarządzaniu zmianą

Ile powinna trwać diagnoza w zarządzaniu zmianą?

Czas diagnozy zależy od rodzaju, zakresu i złożoności zmiany. Może wynosić od jednego lub dwóch dni do nawet dwóch miesięcy.

Czym jest Wgląd w Zwinnym Zarządzaniu Zmianą?

Wgląd to diagnoza firmy i jej otoczenia poprzedzająca generowanie Opcji działań. Pomaga zrozumieć problem, oczekiwany rezultat, wpływ zmiany oraz bariery utrudniające wdrożenie.

Dlaczego nie warto dążyć do pełnej diagnozy?

Pełnej wiedzy o firmie i jej otoczeniu nie da się zdobyć. Kolejne badania często tylko potwierdzają wcześniejsze ustalenia i opóźniają przejście do generowania Opcji działań.

Kiedy można zakończyć Wgląd?

Wgląd można zakończyć, gdy zespół ma wystarczającą wiedzę o sytuacji, oczekiwanym rezultacie, grupach objętych zmianą oraz głównych barierach. Zebrane dane powinny pozwalać na generowanie Opcji działań.