Projekt cyfryzacji

W przedmowie do „Zwinnologii” Jason Little opisał historię, do której często wracam podczas pracy z zespołami projektowymi. Podczas jednego z wystąpień zapytał uczestników, co by się stało, gdyby weszli do biura sponsorów zmiany i zaczęli je przemeblowywać tylko dlatego, że mają certyfikaty z dekorowania biur. Odpowiedź była natychmiastowa: wyrzuciliby ich.

To prosta metafora, ale bardzo dobrze pokazuje błąd, który można popełnić podczas projektów cyfryzacji.

Projekt cyfryzacji: kiedy zespół projektowy zaczyna „przestawiać meble”

Zaobserwowałem, że w wielu firmach w projekcie cyfryzacji zespół projektowy określa cel przedsięwzięcia, wybiera technologię lub system, ustala zakres projektu, projektuje przyszły sposób działania i kolejne etapy wdrożenia. Może przy tym bardzo dobrze znać cele biznesowe i dysponować dużą wiedzą techniczną. Problem zaczyna się wtedy, gdy robi to bez udziału ludzi, którzy później będą korzystać z nowego rozwiązania.

W praktyce zespół projektowy zaczyna użytkownikom „przestawiać meble”.

Nowy system oznacza przecież często znacznie więcej niż zmianę narzędzia. Zmienia sposób wykonywania zadań, dostęp do informacji, podział czynności między pracownikami, kolejność działań czy sposób współpracy między działami.

Jeżeli odbiorcy zmiany zostaną włączeni dopiero wtedy, gdy większość decyzji została już podjęta, ich możliwości wpływu na rozwiązanie są niewielkie. Można ich szkolić, informować, tłumaczyć im korzyści i zachęcać do korzystania z systemu. Trudniej jednak mówić o ich udziale w projektowaniu zmiany. A przecież właśnie oni będą przy tych nowych „meblach” pracować.

Jak traktuję ten problem podczas szkolenia?

Jeżeli prowadzę szkolenie z zarządzania zmianą dla zespołu odpowiedzialnego za projekt cyfryzacji, wykorzystuję historię Jasona Little’a i pytam uczestników:

Komu w tym projekcie możecie „przestawić meble”?

To pytanie kieruje uwagę zespołu na odbiorców zmiany. Kolejne brzmi więc:

Kogo warto zaprosić do pracy nad Strategiczną Kanwą Zmiany?

Nie podaję zespołowi gotowej listy osób. Członkowie zespołu projektowego znają swoją organizację, zakres projektu i ludzi, na których zmianę będzie on miał największy wpływ. Wspólnie identyfikujemy więc kluczowych odbiorców, których warto włączyć do planowania zmiany. Pokazuję następnie, jak pracować ze Strategiczną Kanwą Zmiany w składzie obejmującym zarówno zespół projektowy, jak i przedstawicieli użytkowników. Dzięki temu szkolenie nie kończy się na poznaniu kolejnego narzędzia. Zespół wie również, z kim powinien nad nim pracować.

Jak robię to w projekcie doradczym?

W projekcie doradczym przechodzimy od rozmowy do działania. Najpierw pokazuję zespołowi projektowemu ryzyko związane z „przestawianiem mebli” użytkownikom. Następnie wspólnie ustalamy, kogo zaprosimy na warsztat planowania zmiany.

W warsztacie uczestniczą członkowie zespołu projektowego oraz kluczowi odbiorcy zmiany. Dopiero w takim składzie rozpoczynamy pracę nad Strategiczną Kanwą Zmiany. Już podczas pracy nad Stanem docelowym pojawiają się różne spojrzenia na cyfryzację. Zespół projektowy może patrzeć na zmianę przez pryzmat rozwiązania, procesu czy celów projektu. Użytkownicy patrzą na to, jak po wdrożeniu będzie wyglądała ich codzienna praca. Dzięki ich obecności nie musimy zgadywać, jak odbiorcy wyobrażają sobie sytuację po zmianie. Możemy ich o to zapytać.

Podobnie jest podczas pracy nad pytaniem „Dlaczego?”. Wspólnie określamy, dlaczego zmiana jest potrzebna i dlaczego warto przeprowadzić ją właśnie teraz. Szukamy “Dlaczego” ważnego dla każdej grupy odbiorców (i kluczowych interesariuszy). To dobry moment na dyskusję, bo wypisane argumenty za zmianą można od razu wykorzystać przy planowaniu komunikacji i dalszych działań.

Zarządzanie zmianą jest częścią projektu cyfryzacji

Technologia może być ważnym elementem projektu cyfryzacji, ale o sposobie jej wykorzystania ostatecznie decydują ludzie. Jeśli przygotowujesz ważny projekt cyfryzacji, pamiętaj, że szanse jego powodzenia zależą również od zarządzania zmianą. Skontaktuj się ze mną. Porozmawiamy, co możemy razem zrobić.