Jak zarządzać zmianą podczas wdrażania OKR, aby uniknąć największego ryzyka?
Wdrażanie OKR zmienia sposób wyznaczania celów, ustalania priorytetów i rozliczania efektów pracy. Zarząd, menedżerowie i pracownicy uczą się przechodzić od rozmowy o wykonanych zadaniach do rozmowy o osiągniętych rezultatach.
Sama znajomość metody OKR nie wystarczy. Potrzebne jest zarządzanie zmianą, które pomoże zmienić dotychczasowe nawyki, wybrać właściwe działania i wypracować nowy sposób pracy.
Jak stare nawyki osłabiają wdrożenie OKR?
Jedno z ryzyk podczas wdrażania OKR materializuje się wtedy, gdy firma zaczyna korzystać z terminologii OKR, lecz nadal myśli “po staremu”. Osiągnięcie (“O” w ramach OKR) brzmi: „Przeszkolić pracowników”, a Kluczowy Rezultat: „Przeprowadzono 10 szkoleń”.
Taki zapis pokazuje wykonanie działania. Nie mówi jednak, czy zmienił się sposób pracy uczestników i czy firma osiągnęła efekt ważny dla realizacji strategii. Podobnie można wdrożyć system i nie poprawić jakości decyzji albo przygotować procedurę i nie zmniejszyć liczby błędów.
Wdrożenie OKR ujawnia więc utrwalone przekonanie, że wykonanie zadania oznacza osiągnięcie celu. Zmiana tego sposobu myślenia wymaga pracy ze wszystkimi odbiorcami zmiany w firmie.
Zwinne Zarządzanie Zmianą podczas wdrażania OKR
W pracy z zespołami wdrażającymi OKR wykorzystuję Zwinne Zarządzanie Zmianą oraz narzędzia opisane w „Zwinnologii 2.0”. Podstawę stanowi cykl ZZZ: Wgląd – Opcje działań – Eksperymenty. Pozwala on prowadzić wdrożenie krok po kroku, sprawdzać rozwiązania w praktyce i wykorzystywać doświadczenia z kolejnych cykli OKR.
Wgląd
Najpierw proponuje diagnozę obecnego sposobu zarządzania celami. Sprawdzamy, jak Zarząd komunikuje priorytety, jak cele strategiczne są przekładane na pracę zespołów oraz czego dotyczą rozmowy menedżerów z pracownikami.
W jednej firmie problemem będzie zbyt duża liczba celów, w innej brak powiązania między strategią a codziennymi działaniami. Czasem najsilniejszą barierą okazuje się rozliczanie ludzi głównie z wykonania zadań.
Wgląd obejmuje również opis oczekiwanego rezultatu zmiany. W tym celu wykorzystujemy Strategiczną Kanwę Zmiany. Zespół wdrażający uzgadnia, jak ma wyglądać zarządzanie celami po wdrożeniu OKR i po czym firma pozna, że zmierza we właściwym kierunku.
Opcje działań
Po dokonaniu Wglądu, zapraszam zespół wdrażający OKR-y do wypracowania opcji działań. Diagnoza może pokazać, że potrzebna jest praca z Zarządem nad priorytetami strategicznymi, więc przekładamy to na konkretne działania w tym obszarze.
W innej organizacji ważniejsze będzie przygotowanie menedżerów do rozmów o rezultatach, więc proponujemy działania poprawiające komunikację.
Eksperymenty
Wybrane Opcje działań zamieniamy w Eksperymenty, czyli sprawdzamy w praktyce, czy działania przynoszą zakładane rezultaty.
Pierwszy cykl OKR warto potraktować jako próbę nowego sposobu zarządzania. Organizacja sprawdza, czy Osiągnięcia wyznaczają właściwy kierunek, czy Kluczowe Rezultaty pokazują postęp oraz czy przeglądy prowadzą do decyzji.
Hipoteza eksperymentu pomaga określić, jaki efekt ma przynieść dane działanie i po czym zostanie on rozpoznany. Rezultat eksperymentu dostarcza kolejnego Wglądu i pozwala zdecydować o dalszym postępowaniu.
Retrospektywa łączy kolejne cykle zmiany
Wspierając wdrażanie OKR, pokazuję poszczególnym zespołom, jak ważna jest retrospektywa. Po zakończeniu cyklu OKR (a czasem też w jego trakcie np. po 45 dniach) zespół podsumowuje jakość celów, sposób prowadzenia przeglądów oraz decyzje podejmowane na podstawie Kluczowych Rezultatów. Zwraca też uwagę na miejsca, w których powróciły wcześniejsze nawyki zadaniowe. Ważne jest, aby określić jakie działania były skuteczne, jakie należy poprawić, a jakich zaprzestać.
Wnioski z retrospektywy są przydatne w kolejnym cyklu ZZZ: kolejny Wgląd wykorzystuje te informacje, potem przychodzi czas na nowe Opcje działań i następne Eksperymenty. W ten sposób kolejne cykle OKR stają się kolejnymi cyklami zarządzania zmianą oraz cyklami uczenia się i doskonalenia.
Jak zwiększyć szanse powodzenia zmiany?
Powodzenie wdrożenia zależy w dużym stopniu od zachowań Zarządu i menedżerów. Jeżeli podczas spotkań nadal najważniejsze będą pytania o wykonanie zadań, pracownicy szybko wrócą do wcześniejszych praktyk. Gdy menedżerowie zaczną rozmawiać o rezultatach, postępie i wartości Inicjatyw, nowy sposób myślenia będzie się stopniowo utrwalał.
Wdrożenie OKR warto rozpocząć od określenia zmiany, jaką firma chce przeprowadzić w sposobie zarządzania. Następnie potrzebna jest diagnoza, wybór działań dopasowanych do sytuacji organizacji oraz sprawdzanie ich w praktyce.
W Agile for Future wspieramy Zarządy, menedżerów i zespoły wdrożeniowe w przygotowaniu i prowadzeniu takiej zmiany. Łączymy metodę OKR z narzędziami Zwinnego Zarządzania Zmianą, aby nowe podejście wspierało realizację strategii.
Najczęstsze pytania o zarządzanie zmianą podczas wdrażania OKR
Czy wdrożenie OKR jest zmianą organizacyjną?
Wdrożenie OKR jest zmianą sposobu zarządzania celami, priorytetami i odpowiedzialnością. Dotyczy Zarządu, menedżerów i pracowników, dlatego wymaga świadomego zarządzania zmianą.
Dlaczego wdrożenie OKR może się nie udać?
Jedną z częstych przyczyn są utrwalone nawyki zadaniowe. Firma zaczyna stosować nowe pojęcia, lecz nadal rozlicza wykonanie działań zamiast osiąganych rezultatów.
Jak zarządzać zmianą podczas wdrażania OKR?
Warto rozpocząć od Wglądu w obecny sposób pracy z celami, następnie wypracować Opcje działań i sprawdzać wybrane rozwiązania poprzez Eksperymenty. Wnioski z retrospektyw pomagają doskonalić kolejne cykle OKR.
Jaką rolę pełni Zarząd we wdrożeniu OKR?
Zarząd wyznacza priorytety, pokazuje oczekiwany sposób rozmowy o rezultatach i wspiera menedżerów w podejmowaniu decyzji na podstawie Kluczowych Rezultatów.
Dlaczego pierwszy cykl OKR warto traktować jak eksperyment?
Pierwszy cykl dostarcza wiedzy o tym, jak organizacja rozumie metodę, gdzie powracają stare nawyki i jakie działania wspierające należy zmienić przed kolejnym cyklem.
Jak Zwinne Zarządzanie Zmianą wspiera wdrożenie OKR?
Zwinne Zarządzanie Zmianą pozwala dopasować sposób wdrożenia do sytuacji firmy. Cykl Wgląd – Opcje działań – Eksperymenty pomaga stopniowo budować nowy sposób zarządzania i wykorzystywać doświadczenia z praktyki.
Jak zarządzać zmianą podczas wdrażania OKR, aby uniknąć największego ryzyka? Dowiedz się więcej »
