Często kiedy rozmawiam z zespołami projektowymi, złożonymi z menedżerów i pracowników, które przygotowują wdrożenie zmiany w firmie, spotykam się z przekonaniem, że planowana przez nich zmiana to zmiana specyficzna – inna niż wszystkie.
Jak wdrażać taką specyficzną zmianę?
Z jaką zmianą masz do czynienia?
Kiedy doradzam firmom, a właściwie wspieram zespół przygotowujący zmianę w firmie, to spotykam się z całym katalogiem zmian, które różnią się od siebie, czasem diametralnie. Oto kilka przykładów, które pokazują, jak bardzo mogą różnić się zmiany,
Tematyka (przedmiot) zmiany
Wspieram zmiany, które dotyczą różnych obszarów działalności firmy i samego przedmiotu zmiany np.:
- Wdrożenie systemu ERP w firmie,
- Transformacja cyfrowa,
- Wprowadzenie nowego produktu do sprzedaży,
- Nowy system ocen pracowniczych,
- Wdrożenie metodyki zarządzania celami OKR,
- Zmiana kultury organizacyjnej,
- Uruchomienie systemu zarządzania talentami w organizacji
- i wiele innych.
Jak widać tematyka zmian, przy jakich współpracuję jest bardzo różnorodna.
Zakres zmiany
Mam do czynienia z projektami, które dotyczą
- całej firmy,
- wybranego departamentu lub działu,
- zespołu,
- a czasem dotyczą kilku wybranych działów.
Branża, sektor
Projekty, jakie wspieram są realizowane w różnych branżach i sektorach np.
- Przedsiębiorstwo przemysłowe, handlowe lub logistyczne,
- Branża IT, produkcja, FMCG, farmacja, automotive, bankowość, ubezpieczenia, ochrona zdrowia itp.,
- Sektor prywatny lub instytucja publiczna.
Istotność/wpływ zmiany
Doradzam we wdrażaniu zmian, które są istotne z punktu widzenia zespołu, a czasem całej organizacji, a ich wpływ może mieć kluczowe znaczenia np. dla:
- istnienia firmy,
- rozwoju firmy,
- kariery pomysłodawcy / inicjatora zmiany.
Wspieram też projekty, które są zmianami dotyczącymi sfery innowacji i wprowadzania nowych produktów lub usług, które zakładają, że stawiana hipoteza (dotycząca sukcesu wdrożenia) może się nie potwierdzić (np. produkt nie znajdzie odpowiedniej liczby odbiorców).
Zmiana specyficzna - jak do niej podejść?
Kiedy rozmawiam z członkami zespołów, które przygotowują zmianę, to czasem spotykam się z oczekiwaniem, abym podał konkretny przepis na sukces albo przykład podobnej (takiej samej zmiany), którą wdrożyła inna firma.
Wtedy sam pokazuję, że na etapie Wglądu można poszukiwać tzw. dobrych praktyk we wdrażaniu zmiany, ale podkreślam, że trudno jest znaleźć dwie identyczne zmiany i zastosować metodę „Kopiuj-Wklej”.
Jak sobie radzić w takiej sytuacji?
Czasem posługuję się metaforą sklepu odzieżowego. Pytam uczestników spotkania lub warsztatu: Czy można spotkać dwie osoby, które posiadają dokładnie takie same wszystkie wymiary i wagę?
Szybka odpowiedź brzmi – Nie.
Zadaję drugie pytanie: Czy zatem wszystkie te osoby korzystają z usług krawca, gdzie szyją ubrania na miarę lub szewca, gdzie zamawiają buty?
Tu odpowiedź brzmi również – Nie.
Mówię więc, że mimo różnic jednostkowych, większość ludzi zaopatruje się w sklepach odzieżowych i obuwniczych, które oferują znormalizowane rozmiary.
Podobnie jest z zarządzaniem zmianą, pomimo tego, że „każda zmiana jest inna” istnieje zestaw narzędzi, które proponuję przy wdrażaniu zmian. Podkreślam też, że przy różnych zmianach ten zestaw może się różnić. (55 narzędzi zarządzania zmianą znajdziesz w książce, której jestem współautorem – Zwinnologia)
Jak uwzględniać specyfikę zmiany?
Prowadząc szkolenia lub doradztwo w obszarze zarządzania zmianą nie uciekam od problemu specyfiki zmiany, ale pokazuję, jak radzić sobie wdrażając różnorodne zmiany z wykorzystaniem zwinnych narzędzi na wszystkich etapach cyklu Zwinnego Zarządzania Zmianą: Wgląd – Opcje działań – eksperymenty.
Pracuję też wyłącznie na rzeczywistych przykładach i wyzwaniach, przed jakimi stoją uczestnicy warsztatów.
Jak to działa?
Pokażę to na przykładzie strategicznego planu zmiany. Niezależnie od tego, jak bardzo specyficzna i innowacyjna jest zmiana, proponuję wykorzystanie Strategicznej Kanwy Zmiany, która zawiera sześć pól z pytaniami:
- Jaki jest oczekiwany stan docelowy po zmianie?
- Dlaczego zmiana jest podejmowana?
- Jak zmierzysz sukces zmiany?
- Jak będziesz monitorować postęp wdrożenia?
- Na kogo i na co zmiana ma wpływ?
- Jakiego wsparcia udzielisz odbiorcom zmiany i jakiego wsparcia potrzebujesz?
Zadaję zawsze te same pytania, posługując się narzędziami, które ułatwiają udzielenie odpowiedzi. Elementem, które uwzględnia specyfikę zmiany, są odpowiedzi uczestników warsztatu.
Podsumowanie
Jeśli stoisz w obliczu ważnej zmiany w firmie, dziale lub zespole, to skontaktuj się z nami i porozmawiajmy, w jaki sposób Agile for Future może wesprzeć planowanie i wdrażanie twojego przedsięwzięcia.