Kiedy spotykam się w firmie z HR albo z zarządem przed rozpoczęciem ważnej zmiany, prędzej czy później pada pytanie: Kto powinien przygotować strategiczny plan zmiany?
Moja odpowiedź jest konkretna i oparta o rezultaty badań nad zarządzaniem zmianą. Najlepsze rezultaty osiągamy wtedy, gdy nad planem pracują wspólnie kluczowi interesariusze zmiany: menedżerowie, w tym – jeśli zakres zmiany tego wymaga – członkowie zarządu, oraz przedstawiciele pracowników, których zmiana dotyczy w największym stopniu.
W praktyce oznacza to grupę złożoną z menedżerów różnego szczebla, w tym – jeśli skala zmiany tego wymaga – członków zarządu, oraz przedstawicieli pracowników, których zmiana dotyczy w największym stopniu. Łączę więc perspektywę inicjatorów zmiany z perspektywą jej odbiorców.
Dlaczego proponuję właśnie taki skład?
Strategiczny plan zmiany można oczywiście przygotować w wąskim gronie. Zarząd zna kierunek rozwoju firmy i może podejmować decyzje. Menedżerowie oraz eksperci dobrze znają proces, system lub obszar, którego dotyczy zmiana.
Ja proponuję szeroką reprezentację odbiorców zmiany i pokazuję decydentom cztery ważne korzyści z takiego rozwiązania:
Pierwsza to różne punkty widzenia. Menedżerowie wnoszą perspektywę biznesową i decyzyjną, a pracownicy wiedzę o tym, jak planowana zmiana wpłynie na codzienną pracę, współpracę, odpowiedzialność czy sposób korzystania z nowych rozwiązań.
Druga korzyść to natychmiastowa informacja zwrotna. Już podczas przygotowania planu możemy poznać pytania, potrzeby i wątpliwości osób, których zmiana dotyczy. Dzięki temu część problemów można wychwycić zanim plan zostanie uznany za gotowy.
Trzecia korzyść to większe zaangażowanie. Osoby uczestniczące w pracach mają wpływ na powstający plan i mogą powiedzieć: „uczestniczyłem w przygotowaniu tej zmiany”.
Czwarta to lepsza komunikacja. Uczestnicy znają argumenty, założenia i decyzje z pierwszej ręki. Po warsztacie mogą więc lepiej wyjaśniać zmianę swoim współpracownikom.
Kogo zaprosimy do tego zespołu?
Po przedstawieniu głównych korzyści zadaję kolejne pytanie: Kogo zaprosimy do tego zespołu?
Nie chodzi jeszcze o zespół projektowy odpowiedzialny za wdrożenie. Tworzymy grupę, która ma wspólnie przygotować strategię zmiany. Czasem liczy ona 8 osób, czasem 12, a czasem 20. Wszystko zależy od skali zmiany, liczby obszarów, których ona dotyczy, oraz liczby kluczowych interesariuszy, których perspektywa powinna zostać uwzględniona.
Kto powinien przygotować strategiczny plan zmiany?
Jeżeli zmiana obejmuje całą firmę, rekomenduję udział członka/członków zarządu. Przy zmianach o mniejszym zakresie nie jest to konieczne, jeśli Zarząd nie jest kluczowym interesariuszem.
Co robię dalej jako konsultant?
Kiedy znam już skład zespołu, zapraszam jego członków na prowadzony przeze mnie warsztat strategiczny. Moją rolą nie jest napisanie planu zmiany za firmę. Facylituję pracę zespołu, zadaję pytania, pilnuję sposobu pracy i pomagam przejść przez kolejne elementy Strategicznej Kanwy Zmiany.
Podczas warsztatu zespół wspólnie uzgadnia stan docelowy, powody zmiany, kryteria sukcesu, sposób monitorowania postępów, zakres wpływu oraz potrzebne wsparcie. Efektem pracy warsztatowej jest strategiczny plan zmiany zapisany na jednej kartce flipcharta.
Największa wartość takiego podejścia wynika z tego, że plan powstaje przy jednym stole, z udziałem osób, które patrzą na zmianę z różnych perspektyw i będą miały znaczenie dla jej powodzenia.
Jeśli przygotowujesz ważną zmianę, mogę pomóc Ci dobrać właściwy skład zespołu i poprowadzić warsztat, podczas którego wspólnie wypracujecie strategiczny plan zmiany.
Strategiczny plan zmiany – najczęstsze pytania
Kto powinien przygotować strategiczny plan zmiany?
Najlepiej, gdy nad planem wspólnie pracują kluczowi interesariusze zmiany: menedżerowie, przedstawiciele pracowników, których zmiana dotyczy w największym stopniu, oraz – gdy wymaga tego zakres zmiany – członkowie zarządu.
Czy strategiczny plan zmiany powinien przygotować zarząd?
Jeżeli zmiana obejmuje całą firmę, udział członka zarządu jest wskazany. Przy zmianach dotyczących wybranego obszaru zarząd nie musi uczestniczyć w pracach, jeśli nie jest kluczowym interesariuszem.
Czym jest Strategiczna Kanwa Zmiany?
Strategiczna Kanwa Zmiany to jednostronicowy strategiczny plan zmiany. Zawiera m.in. stan docelowy, uzasadnienie zmiany, kryteria sukcesu, sposób monitorowania postępów, zakres wpływu oraz potrzebne wsparcie.
Ile osób powinno pracować nad strategicznym planem zmiany?
Nie ma jednej właściwej liczby. W praktyce zespół pracujący nad strategią zmiany może liczyć 8, 12 lub 20 osób – zależnie od zakresu zmiany i liczby kluczowych interesariuszy, których perspektywa powinna zostać uwzględniona.