Wakacje są prawdopodobnie jednym z najlepszych i jednocześnie najmniej docenianych szkoleń ze zwinności.
Planujemy wyjazd.
Wybieramy trasę. Rezerwujemy hotel. Sprawdzamy restauracje. Układamy listę miejsc, które koniecznie trzeba zobaczyć. W ambitniejszej wersji powstaje nawet harmonogram, przy którym niejeden kierownik projektu zacząłby nerwowo poprawiać wykres Gantta.
A potem przychodzi życie.
Samolot jest opóźniony. Pada deszcz. Restauracja okazuje się zamknięta. Dzieci nie chcą oglądać kolejnego zabytku. Trasa, która na mapie wyglądała na krótki spacer, prowadzi pod górę, w pełnym słońcu i — jak się szybko okazuje — została zaplanowana przez człowieka pozbawionego uczuć.
I wtedy mamy wybór.
Możemy konsekwentnie realizować plan.
Albo możemy uratować wakacje.
Dobry plan potrafi się zdezaktualizować
W biznesie często traktujemy zmianę planu jak porażkę.
Skoro ustaliliśmy harmonogram, trzeba się go trzymać. Skoro zarząd zaakceptował projekt, trzeba go dowieźć. Skoro przygotowaliśmy strategię na trzy lata, nie wypada po sześciu miesiącach przyznać, że część założeń przestała być aktualna.
Tylko czy naprawdę dowodem profesjonalizmu jest realizowanie planu, który już nie pasuje do rzeczywistości?
Plan powstaje na podstawie informacji dostępnych w określonym momencie. Tymczasem rynek się zmienia. Klienci reagują inaczej, niż przewidywaliśmy. Technologia przyspiesza. Ludzie mają inne potrzeby. Pojawiają się ograniczenia, których wcześniej nie było widać.
Czasami więc najbardziej odpowiedzialną decyzją nie jest konsekwentne realizowanie planu.
Jest nią jego zmiana.
Zwinność nie oznacza, że robimy, co nam się podoba
Tu jednak pojawia się pułapka.
Bo zwinność bywa mylona z ciągłym zmienianiem zdania.
– Spróbujmy teraz tego.
– Nie działa? To może czegoś innego.
– Zmieńmy priorytety.
– Jeszcze raz zmieńmy priorytety.
– A może w ogóle zmieńmy cel?
To nie jest zwinność.
To chaos z dobrym PR-em.
Zwinność nie polega na tym, że każdego dnia wybieramy inny kierunek. Polega na tym, że potrafimy zmieniać sposób działania, nie tracąc z oczu tego, dokąd chcemy dojść.
Na wakacjach celem nie musi być odwiedzenie wszystkich punktów z listy. Celem może być odpoczynek, wspólnie spędzony czas, poznanie nowego miejsca albo przeżycie czegoś ciekawego.
Jeżeli pada deszcz, możemy zrezygnować z plaży i pójść do małego muzeum, kawiarni albo na lokalny targ.
Plan się zmienił.
Kierunek został.
Organizacje mają problem nie ze zmianą planów, lecz z brakiem kierunku
W wielu firmach problemem nie jest wcale to, że ludzie zbyt mocno trzymają się planu.
Problem polega na tym, że nikt nie wie, co w tym planie jest naprawdę ważne.
Czy celem projektu jest wdrożenie systemu informatycznego, czy poprawa przepływu informacji?
Czy celem szkolenia jest przeszkolenie stu osób, czy zmiana konkretnych zachowań?
Czy celem reorganizacji jest narysowanie nowej struktury, czy szybsze podejmowanie decyzji?
Czy celem strategii jest stworzenie prezentacji, czy dokonanie wyborów, które rzeczywiście zmienią sposób działania firmy?
Gdy kierunek jest niejasny, plan zaczyna zastępować myślenie.
Wykonujemy zadania, organizujemy spotkania, raportujemy postęp i przesuwamy kolorowe prostokąty w systemach do zarządzania projektami.
Wszystko idzie zgodnie z harmonogramem.
Tylko niekoniecznie prowadzi tam, gdzie chcieliśmy dotrzeć.
Zwinność zaczyna się od odwagi zadawania niewygodnych pytań
Czy to, co robimy, nadal ma sens?
Co zmieniło się od momentu, gdy powstał plan?
Które założenia okazały się błędne?
Czego dowiedzieliśmy się od klientów, pracowników albo rynku?
Co należy kontynuować, co zmodyfikować, a z czego po prostu zrezygnować?
To nie są pytania świadczące o braku konsekwencji.
To pytania świadczące o dojrzałości.
Znacznie łatwiej jest realizować zatwierdzony plan i później wyjaśniać, dlaczego nie przyniósł oczekiwanych rezultatów. Trudniej zatrzymać się w połowie drogi i powiedzieć:
„Wiemy dziś więcej niż wtedy, gdy podejmowaliśmy tę decyzję. Dlatego zmieniamy sposób działania”.
W Agile For Future patrzymy na zmianę właśnie w ten sposób
Nie zaczynamy od pytania: „Jak sprawić, żeby ludzie zrealizowali plan?”.
Najpierw pytamy:
Czy ten plan nadal prowadzi do właściwego celu?
Pomagamy organizacjom oddzielić kierunek od sposobu dojścia. Nazwać założenia. Zobaczyć sygnały płynące z organizacji. Zaprojektować możliwe opcje działania i sprawdzić je poprzez bezpieczne eksperymenty.
Bo zmiana rzadko przebiega dokładnie tak, jak została zaplanowana.
I bardzo dobrze.
Plan powinien pomagać poruszać się w rzeczywistości, a nie zmuszać rzeczywistość, żeby podporządkowała się planowi.
Wakacyjna lekcja zwinności
Może więc podczas najbliższego wyjazdu warto przyjrzeć się własnym reakcjom.
Co robimy, gdy pogoda psuje nasze plany?
Gdy droga okazuje się zamknięta?
Gdy ktoś z bliskich ma zupełnie inny pomysł na dzień?
Czy za wszelką cenę próbujemy zrealizować harmonogram?
Czy potrafimy zmienić trasę, pamiętając, po co właściwie wyruszyliśmy?
Bo czasem najlepsze wakacyjne wspomnienia powstają właśnie wtedy, gdy plan przestaje działać.
Być może z organizacjami jest podobnie.
Plan można zmienić. Kierunku nie wolno zgubić.
A może jest odwrotnie?
Może w części firm problemem nie jest zbyt mała zwinność, ale zbyt łatwe zmienianie planów pod hasłem „musimy reagować na rzeczywistość”?
Gdzie Waszym zdaniem kończy się zwinność, a zaczyna chaos?