Zwinne zarządzanie: inspirujący kick-off meeting projektu zmiany
Jak przeprowadzić inspirujące spotkanie rozpoczynające projekt zmiany, które pozwoli wypracować i spisać zasady współpracy w zespole kierującym wdrożeniem ważnych zmian w firmie, a jednocześnie zintegruje członków zespołu i pozwoli aktywnie wejść w projekt?
Ponieważ od 20 lat wspieram firmy i zespoły w planowaniu i wdrażaniu zmian, to słyszałem niejednokrotnie wyżej postawione pytanie o dobry kick-off meeting. Mam swoją receptę na przeprowadzenie takiego 3-4 godzinnego spotkania, którą opisuję w tym artykule.
Kick-off meeting - podejście zwinne
Ponieważ zachęcam firmy i menedżerów do zwinnego podejścia do zarządzania zmianą, to przeprowadzam kick-of meeting w taki sposób, aby wprowadzić jego uczestników w świat Zwinnego Zarządzania Zmianą i przypomnieć im główne jego zasady, a co istotne wypróbować je w praktyce. Jak to zrobić na sali spotkań?
Osią spotkania, jakie prowadzę, jest symulacja „Change Masters”. Zapraszam uczestników do gry biznesowej, która obrazuje proces zmiany w firmie i pozwala w ciągu kilku godzin pracować w zespole wdrażającym zmiany w opisanej w symulacji firmie oraz podejmować decyzje, co do działań mających na celu przeprowadzenie firmy i jej pracowników przez zmianę.
Kick-off meeting - krok po kroku
Po przywitaniu i przedstawieniu się dzielę uczestników na kilkuosobowe zespoły, które mają za zadanie przeprowadzić roczny program zmian w organizacji (w ciągu kilku godzin przebiegu symulacji). Mogę też rozegrać symulację z tylko jednym zespołem (np. 3-osobowym zespołem projektowym), ponieważ symulacja nie jest grą konkurencyjną (zespoły nie rywalizują ze sobą).
Następnie omawiam cele i zasady symulacji. Podkreślam, że zespół zakończy zmiany z sukcesem, jeżeli przeprowadzi pracowników przez proces zmian, a opisana w symulacji firma zacznie osiągać korzyści z przeprowadzonej zmiany.
W kolejnym kroku zapraszam wszystkie zespoły do zapoznania się z sytuacją w firmie opisanej w symulacji, charakterystyką poszczególnych pracowników i dostępnymi opcjami działań.
W trakcie rozgrywki zapraszam do podejmowania działań i udzielam uczestnikom informacji zwrotnych, dotyczących każdego z podjętych przez nich działań (wykorzystując specjalne karty z informacjami o rezultatach działań).
Podsumowanie spotkania
Na koniec symulacji dokonuję wraz z uczestnikami podsumowania. Proszę ich o odpowiedź na kilka pytań, wśród których zazwyczaj znajdują się:
- Jak przebiegała współpraca w zespole?
- Jak wyglądał proces podejmowania decyzji, wyboru działań i wyciągania wniosków z płynących informacji zwrotnych?
- Jakie aspekty Zwinnego Zarządzania Zmianą zauważyli podczas symulacji i jak wpływały one na skuteczność działań zespołu?
- Jakie wnioski płyną z zarządzania ludzkim wymiarem zmiany w czasie symulacji (oddziaływanie na opisanych w symulacji pracowników)?
Następnie proszę o przedyskutowanie i zapisanie na flipcharcie przez zespół projektowy uczestniczący w kick-off meetingu dwóch ważnych kwestii związanych z czekającym ich projektem wdrażania zmiany:
- Jakich zasad / reguł współpracy w zespole chcą przestrzegać, aby ta współpraca była jak najlepsza?
- O czym warto pamiętać wdrażając ich zmianę w firmie?
Jeśli chcesz przeprowadzić kick-off wykorzystujący symulację biznesową „Change Masters”, to zapraszam do kontaktu.
Zwinne zarządzanie: inspirujący kick-off meeting projektu zmiany Read More »
