Na co dzień jestem trenerem i konsultantem. Prowadzę warsztaty, pracuję z menedżerami, rozmawiam o zmianie, przywództwie, projektach i wykorzystaniu sztucznej inteligencji w pracy.
Ale mam też drugą perspektywę.
Jestem praktykiem.
Od dłuższego czasu pełnię rolę kierownika projektu, którego celem jest termomodernizacja budynku. To przedsięwzięcie, w którym spotykają się harmonogramy, budżety, dokumentacja, wykonawcy, instytucje, formalności, ryzyka, nieprzewidziane zdarzenia i – jak to w projektach – rzeczywistość, która nie zawsze ma ochotę podporządkować się temu, co zapisaliśmy w planie.
I właśnie w tym projekcie regularnie wykorzystuję narzędzia AI.
Nie po to, żeby zarządzały projektem za mnie.
Po to, żeby pomagały mi zarządzać nim lepiej.
AI nie prowadzi mojego projektu
To rozróżnienie jest dla mnie bardzo ważne.
Kiedy rozmawiamy dzisiaj o sztucznej inteligencji, łatwo wpaść w jedną z dwóch skrajności.
Pierwsza mówi:
„AI zrobi wszystko za nas”.
Druga:
„To tylko zabawka, która produkuje ładnie brzmiące teksty”.
Moje doświadczenie jest zupełnie inne.
AI potrafi być niezwykle użytecznym narzędziem pracy kierownika projektu. Ale pod jednym warunkiem: że pozostaje narzędziem.
To ja znam kontekst projektu.
To ja wiem, co wydarzyło się podczas rozmów z wykonawcą.
To ja rozumiem, dlaczego pewne opóźnienie jest naprawdę groźne, a inne można jeszcze spokojnie zaabsorbować.
To ja znam ludzi, interesariuszy, historię ustaleń i ograniczenia, których często nie ma w żadnym dokumencie.
I ostatecznie to ja podejmuję decyzję.
AI może przygotować analizę. Może dostrzec zależność, której wcześniej nie zauważyłem. Może zakwestionować moje założenie. Może zaproponować trzy warianty działania.
Ale nie może przejąć odpowiedzialności za decyzję.
I bardzo dobrze.
Gdzie AI rzeczywiście mi pomaga?
Przede wszystkim tam, gdzie kierownik projektu musi przetwarzać dużą ilość informacji.
Dokumentacja projektowa, harmonogramy, zestawienia, umowy, aneksy, raporty, korespondencja, notatki ze spotkań, wymagania instytucji finansujących – po pewnym czasie liczba informacji zaczyna być naprawdę duża.
AI świetnie sprawdza się jako dodatkowa warstwa analizy.
Mogę na przykład poprosić o porównanie dwóch dokumentów i wskazanie różnic.
Mogę sprawdzić, czy informacje znajdujące się w kilku miejscach są ze sobą spójne.
Mogę przeanalizować potencjalne ryzyka wynikające z aktualnej sytuacji projektu.
Mogę przygotować pierwszą wersję raportu okresowego na podstawie danych, które wcześniej zgromadziłem.
Mogę uporządkować notatki po spotkaniu albo zamienić kilkadziesiąt luźnych informacji w listę decyzji, odpowiedzialności i kolejnych kroków.
Mogę również zapytać:
„Czego tutaj nie widzę?”
I to jest jedno z moich ulubionych zastosowań AI.
Nie dlatego, że odpowiedź zawsze jest trafna.
Ale dlatego, że potrafi zmusić mnie do ponownego spojrzenia na problem.
AI jako partner do myślenia
To być może największa wartość tych narzędzi.
Nie traktuję AI wyłącznie jako maszyny do tworzenia tekstów.
Znacznie ciekawsze jest dla mnie wykorzystanie jej jako partnera do myślenia.
Jeżeli w projekcie pojawia się problem, mogę opisać sytuację i poprosić:
- jakie widzisz ryzyka?
- jakie przyjmuję tutaj założenia?
- czego mogłem nie uwzględnić?
- jakie są trzy możliwe scenariusze?
- jakie pytania powinienem zadać wykonawcy?
- jakie argumenty może przedstawić druga strona?
- co może się wydarzyć, jeśli przesuniemy tę decyzję o miesiąc?
- jakie dane powinienem mieć, zanim podejmę decyzję?
I nagle AI przestaje być „narzędziem do pisania”.
Staje się czymś w rodzaju dodatkowego członka zespołu, który nie podejmuje decyzji, ale pomaga przygotować się do jej podjęcia.
Ale AI także się myli
I tutaj zaczyna się najważniejsza część całej historii.
AI potrafi odpowiedzieć bardzo przekonująco.
Także wtedy, kiedy nie ma racji.
Dlatego jedną z najważniejszych kompetencji w pracy z AI nie jest dziś umiejętność napisania sprytnego promptu.
Jest nią umiejętność oceny odpowiedzi.
Kiedy wykorzystuję AI w projekcie, nigdy nie zakładam automatycznie, że skoro coś zostało wygenerowane, to jest poprawne.
Sprawdzam dane.
Wracam do dokumentów źródłowych.
Porównuję informacje.
Patrzę na kontekst.
Czasami przyjmuję propozycję AI.
Czasami ją poprawiam.
A czasami po prostu mówię: nie, to tutaj nie ma sensu.
I chyba właśnie w tym miejscu najlepiej widać różnicę między korzystaniem z AI a oddawaniem AI odpowiedzialności.
Kierownik projektu nadal jest potrzebny
Można nawet powiedzieć więcej.
Im lepsze stają się narzędzia AI, tym ważniejsza staje się rola człowieka, który potrafi ocenić ich pracę.
Bo ktoś nadal musi rozumieć projekt.
Ktoś musi rozmawiać z ludźmi.
Ktoś musi ważyć sprzeczne interesy.
Ktoś musi zdecydować, które ryzyko akceptujemy.
Ktoś musi powiedzieć: „idziemy w tę stronę”.
I ktoś musi później wziąć odpowiedzialność za konsekwencje.
AI może być świetnym asystentem kierownika projektu.
Nie powinno jednak stawać się kierownikiem projektu.
Szybciej nie zawsze znaczy lepiej
Jest jeszcze jedna pułapka.
Pierwszym efektem korzystania z AI jest zazwyczaj przyspieszenie pracy.
Raport, który kiedyś powstawał godzinę, można przygotować znacznie szybciej.
Analiza dokumentów trwa krócej.
Pierwsza wersja komunikatu pojawia się niemal natychmiast.
Ale sama szybkość nie jest jeszcze najważniejszą korzyścią.
Znacznie ciekawsze pytanie brzmi:
co zrobię z odzyskanym czasem?
Jeżeli wykorzystam go tylko po to, żeby wyprodukować dwa razy więcej dokumentów, być może niewiele zyskałem.
Jeżeli jednak przeznaczę go na analizę ryzyka, rozmowę z interesariuszem, przygotowanie wariantów działania czy dokładniejsze przemyślenie decyzji – wtedy AI rzeczywiście podnosi jakość zarządzania projektem.
I właśnie tego szukam w tych narzędziach.
Nie automatyzacji dla samej automatyzacji.
Tylko lepszej pracy.
Tego właśnie uczymy na naszych warsztatach
Razem z Jarkiem w Agile For Future prowadzimy warsztat „Zarządzanie projektami z wykorzystaniem narzędzi AI”.
I zależało nam na jednej rzeczy.
Nie chcieliśmy stworzyć szkolenia będącego prezentacją kolejnych narzędzi i efektownych demonstracji w rodzaju: „zobaczcie, AI w pięć sekund zrobiło harmonogram”.
Bo harmonogram wygenerować jest łatwo.
Znacznie trudniejsze pytanie brzmi:
czy jest to harmonogram, według którego można prowadzić prawdziwy projekt?
Dlatego podczas warsztatu patrzymy na AI z perspektywy codziennej pracy kierownika projektu.
Jak przygotować się do projektu?
Jak analizować dokumentację?
Jak identyfikować ryzyka?
Jak przygotowywać warianty decyzji?
Jak wspierać komunikację?
Jak przygotowywać spotkania?
Jak analizować informacje po spotkaniach?
Jak wspierać raportowanie?
Jak korzystać z AI tak, żeby przyspieszało pracę, ale nie obniżało jakości decyzji?
I przede wszystkim:
jak zachować kontrolę nad procesem, kiedy część pracy wykonuje za nas sztuczna inteligencja?
Nie uczymy czegoś, czego sami nie używamy
To jest dla mnie szczególnie ważne.
Na rynku szkoleń związanych z AI bardzo łatwo jest dziś pokazać kilkanaście efektownych przykładów i opowiedzieć, jak potencjalnie można wykorzystać konkretne narzędzie.
My chcemy pójść krok dalej.
To, czego uczymy, wykorzystuję również w swojej pracy.
W prawdziwym projekcie.
Z prawdziwym budżetem.
Z prawdziwymi terminami.
Z prawdziwymi dokumentami, wykonawcami, interesariuszami i problemami.
I z prawdziwą odpowiedzialnością za podejmowane decyzje.
Dzięki temu wiem również, gdzie AI działa znakomicie, gdzie trzeba podchodzić do niej ostrożnie, a gdzie najrozsądniejszą decyzją jest po prostu jej nie używać.
Bo dojrzałe korzystanie z AI nie polega na tym, żeby używać jej wszędzie.
Polega na tym, żeby wiedzieć, kiedy rzeczywiście wnosi wartość.
AI jako drugi pilot
Gdybym miał więc opisać swoją relację z AI w projekcie jednym zdaniem, powiedziałbym:
AI jest moim drugim pilotem, ale nie siedzi za sterami.
Pomaga.
Podpowiada.
Analizuje.
Porządkuje.
Kwestionuje.
Czasami dostrzega coś, czego wcześniej nie zauważyłem.
Ale kierunek nadal wyznacza człowiek.
I właśnie takiego wykorzystania sztucznej inteligencji w zarządzaniu projektami chcemy uczyć.
Jeżeli więc zarządzasz projektami i zastanawiasz się nie nad tym, czy AI pojawi się w Twojej pracy, ale jak korzystać z niej mądrze i praktycznie, zapraszamy na warsztat „Zarządzanie projektami z wykorzystaniem narzędzi AI” Agile For Future.
Bez obietnicy, że AI poprowadzi projekt za Ciebie.
Za to z bardzo konkretnymi sposobami, dzięki którym może pomóc Ci prowadzić go lepiej.