Zwinne Zarządzanie Zmianą - Agile For Future

Jak zwinne zarządzanie zmianą pomaga wdrażać AI z sukcesem

Dlaczego 95% wdrożeń AI nie przynosi efektów biznesowych

Napisz komentarz / AI, Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

Jak zwinne zarządzanie zmianą pomaga wdrażać AI z sukcesem

Dane opublikowane przez MIT / Sloan Management Review w latach 2024–2025 pokazują skalę problemu, z którym mierzy się dziś wiele organizacji. Około 95% pilotaży generatywnej AI nie przekłada się na zakładane rezultaty biznesowe. Co istotne, nie są to firmy pozbawione budżetów czy dostępu do technologii. Przeciwnie – to często organizacje dobrze przygotowane od strony narzędziowej.

Skala tych niepowodzeń nie wynika więc z ograniczeń technologii, lecz z tego, jak organizacje próbują nią zarządzać. I to właśnie ten obszar – sposób prowadzenia zmiany – staje się kluczowy dla powodzenia wdrożeń AI.

Problem nie leży w technologii

Raport MIT konsekwentnie pokazuje, że AI bardzo często funkcjonuje w firmach jako odizolowany eksperyment. Narzędzia są testowane i prezentowane, ale nie stają się integralną częścią codziennych procesów pracy. Pilotaże kończą się na etapie proof-of-concept, ponieważ organizacja nie zmienia sposobu podejmowania decyzji ani zasad współpracy między zespołami.

W praktyce oznacza to, że AI trafia do środowiska, które nie jest przygotowane na zmianę. To właśnie w tym miejscu zaczyna się rola zwinnego podejścia do zarządzania zmianą.

Wdrożenia AI jako powtórka znanych błędów

Z perspektywy zarządzania zmianą wnioski te nie są zaskakujące. Wdrożenia AI bardzo często powielają schematy znane z innych, nieudanych transformacji. Organizacje zbyt szybko przechodzą do wyboru rozwiązań, pomijając etap zrozumienia problemu, traktują AI jak projekt IT zamiast zmiany sposobu pracy ludzi oraz oczekują przewidywalności w warunkach wysokiej niepewności.

Zwinne podejście nie eliminuje tych napięć, ale pozwala nimi zarządzać w sposób świadomy i iteracyjny, zamiast udawać, że da się wszystko zaplanować z góry.

Złożoność i iluzja kontroli

Wdrożenia AI odbywają się w warunkach złożoności, w których nie da się jednoznacznie przewidzieć skutków decyzji podjętych na starcie. Próby szczegółowego planowania dają jedynie złudzenie kontroli. To jeden z głównych powodów, dla których wiele inicjatyw zatrzymuje się na pilotażu i nigdy nie przechodzi do etapu realnej wartości biznesowej.

Z perspektywy raportu MIT widać wyraźnie, że tam, gdzie dominuje niepewność i zmienność, liniowe podejście do wdrażania zmian przestaje działać.

Zwinne podejście jako warunek sukcesu

Zwinne zarządzanie wdrożeniami AI jest dziś nie tyle wyborem metody, co warunkiem sensownego prowadzenia zmiany w warunkach niepewności. Oznacza to odejście od myślenia w kategoriach jednorazowego wdrożenia na rzecz krótkich cykli uczenia się, testowania i korekty kierunku.

W takim podejściu wartość biznesowa nie jest w pełni znana na początku – jest stopniowo odkrywana w działaniu, w realnym kontekście pracy zespołów.

Pilotaż jako źródło wiedzy, nie dowód słuszności

W podejściu zwinnym pilotaż nie ma udowodnić, że technologia działa. Jego rolą jest sprawdzenie, jak zmienia się sposób pracy ludzi, gdzie pojawiają się bariery i jakie decyzje organizacyjne są potrzebne, aby AI mogła być skalowana. To moment, w którym organizacja uczy się, a nie tylko testuje narzędzie.

Dopiero na tej podstawie możliwe jest przejście od eksperymentu do trwałej, konkretnej wartości biznesowej.

Wnioski dla menedżerów

Raport MIT nie jest ostrzeżeniem przed AI. Jest ostrzeżeniem przed błędnym sposobem jej wdrażania. Technologia może być gotowa, ale organizacja często nie nadąża za zmianą. Tam, gdzie AI jest traktowana jako element szerszej transformacji i prowadzona w sposób iteracyjny, szanse na sukces znacząco rosną.

Dla menedżerów kluczowe pytanie nie brzmi dziś „jakie narzędzie AI wybrać”, lecz „jak poprowadzić organizację przez zmianę w warunkach niepewności”. To właśnie dlatego zwinne zarządzanie zmianą staje się jednym z kluczowych czynników sukcesu wdrożeń AI.

Dlaczego 95% wdrożeń AI nie przynosi efektów biznesowych Dowiedz się więcej »

Zarządzanie zmianą – jak sprawdzić, co naprawdę działa, czyli Eksperymenty

Napisz komentarz / Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

Kiedy kończysz pracę z Opcjami działań, masz już przed sobą wybrane warianty działań, które warto podjąć w pierwszej kolejności. To moment, w którym z poziomu decyzji przechodzisz do sprawdzania, jak te działania funkcjonują w praktyce. Właśnie temu służy trzeci element cyklu ZZZ – Eksperymenty.

To etap, w którym możesz zobaczyć, czy to, co wybrałeś wcześniej, faktycznie posuwa zmianę naprzód.

Dlaczego Eksperymenty są niezbędne?

Jednym z największych wyzwań, jakie widzę w firmach pracujących nad zmianą, jest silna potrzeba pewności. Chęć, by od razu wiedzieć, „co zadziała”, i zaprojektować zmianę tak precyzyjnie, jak projekt techniczny. Problem polega na tym, że w środowisku pełnym zmiennych taka pewność jest iluzją. Eksperymenty pozwalają odejść od myślenia o zmianie jako o jednorazowym wdrożeniu i przejść do myślenia o zmianie jako o uczeniu się w działaniu (uczeniu na podstawie rezultatów działań).

W “Zwinnologii 2.0” pokazuję, że to właśnie Eksperymenty są kluczem do zwinności, bo umożliwiają przetestowanie wybranych działań w sposób kontrolowany, szybki i bez ponoszenia nadmiernych kosztów. Nie projektujesz zmiany na rok-dwa do przodu, ale po prostu sprawdzasz, czy wybrane wcześniej działania przynoszą oczekiwany efekt.

Od decyzji do pierwszego kroku

Eksperymenty zaczynają się tam, gdzie kończą się Opcje działań. Masz już określone działania, które według ciebie mogą przynieść rezultat. Teraz weryfikujesz, czy rzeczywiście tak jest.

To nie jest moment tworzenia nowej listy pomysłów. To moment sprawdzania: czy wybrane działanie działa tak, jak zakładałeś, i czy warto je kontynuować lub rozwijać. W praktyce oznacza to krótkie, celowe działania, które możesz wykonać w ograniczonym zakresie po to, by zobaczyć ich efekt.

W książce opisuję, jak przygotować plan Eksperymentu, jak go przeprowadzić i jak oceniać rezultaty, by w kolejnym kroku wrócić do Wglądu i rozpocząć następną iterację cyklu.

Jak działają Eksperymenty w praktyce?

Podczas warsztatów “Zwinnologia 2.0 – Zwinne Zarządzanie Zmianą” często podkreślam, jak duże znaczenie ma faza eksperymentowania. Pokazuję, że eksperyment nie jest wdrożeniem pełnej zmiany – to działanie, test i informacja zwrotna. Dzięki temu możesz bezpiecznie sprawdzić, czy działanie przynosi efekt, zanim zaangażujesz większe zasoby.

Eksperyment:

pozwala ci zobaczyć pierwsze rezultaty,
przynosi informacje zwrotne, których nie uzyskasz z samej diagnozy,
umożliwia szybkie dostosowanie planu, jeśli działania nie przynoszą oczekiwanych efektów,

staje się podstawą do kolejnej iteracji cyklu ZZZ.

Właśnie dlatego w Zwinnologii 2.0 podkreślam, że Eksperymenty domykają jedną pętlę, ale jednocześnie rozpoczynają następną cyklu ZZZ, bo po ich zakończeniu wracasz do Wglądu, żeby sprawdzić, jak zmieniła się sytuacja w organizacji. To właśnie cykliczność sprawia, że Zwinne Zarządzanie Zmianą nie jest liniowym zarządzaniem projektem, tylko sposobem prowadzenia zmiany w dynamicznym świecie.

Eksperymenty uruchamiają odpowiedzialność i sprawczość

Z mojego doświadczenia wynika, że Eksperymenty zmieniają dynamikę pracy zespołów. Kiedy ludzie widzą, że konkretne działania – nawet niewielkie – przynoszą rezultaty, zaczyna rosnąć ich zaangażowanie i poczucie wpływu.

To moment, w którym zmiana przestaje być czymś narzuconym „z góry”, a zaczyna być tworzona wspólnie.

Eksperymenty stają się więc nie tylko narzędziem zarządzania zmianą, ale również narzędziem budowania odpowiedzialności wśród osób, które tę zmianę współrealizują.

Eksperyment jako odpowiedź na najważniejsze pytanie: „Co działa?”

W ramach cyklu ZZZ:

Wgląd odpowiada na: „Jaka jest sytuacja?”.
Opcje działania: „Co możesz zrobić?”.
Eksperymenty: „Co działa w obecnych warunkach?”.

Eksperymenty to etap, który sprawia, że cały cykl ZZZ nabiera sensu, bo pozwala ci przekształcić decyzje w działanie, a działanie w wiedzę.

Zarządzanie zmianą – jak sprawdzić, co naprawdę działa, czyli Eksperymenty Dowiedz się więcej »

Dlaczego Wgląd to pierwszy krok każdej skutecznej zmiany

Napisz komentarz / Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

Zaczynamy zmianę.
Widać zaangażowanie, słychać pomysły i deklaracje.
Zespół chce działać – energia jest, kierunek wydaje się jasny.

A potem, po kilku dniach lub tygodniu, pada pytanie:
„Co dokładnie chcemy osiągnąć?”

I nagle okazuje się, że każdy widzi coś innego.
Dla jednych to „usprawnienie procesu”, dla innych „zmiana sposobu pracy”, a dla kilku osób – po prostu „kolejny projekt z góry”.
Nie ma złych intencji. Są tylko różne interpretacje tego samego celu.

Właśnie tu zaczyna się etap, który w Zwinnologii 2.0 nazywamy Wglądem.
To moment, w którym zamiast działać szybciej, warto na chwilę się zatrzymać.
Nie po to, by analizować, kto ma rację, ale by zrozumieć, jak każdy z uczestników postrzega zmianę.

Złudzenie porozumienia

W wielu zespołach panuje przekonanie, że dopóki wszyscy używają tych samych słów, to na pewno się rozumieją.
„Wdrażamy nowy proces.”
„Usprawniamy komunikację.”
„Poprawiamy efektywność.”

Brzmi znajomo?

W praktyce to często złudzenie porozumienia – zespół mówi te same słowa, ale o różnych rzeczach.
To dlatego później pojawia się frustracja, rozbieżne decyzje i napięcia w zespole.
Nie dlatego, że ktoś „staje okoniem”, ale dlatego, że każdy ma w głowie własną definicję zmiany.

Strategiczna Kanwa Zmiany – jedno narzędzie, sześć pytań

W podejściu zwinnym pokazujemy, jak uporządkować ten chaos za pomocą prostego narzędzia – Strategicznej Kanwy Zmiany.
To jedna kartka flipcharta, która pomaga zespołowi uchwycić sedno zmiany i zbudować wspólny język. Zawiera sześć kluczowych pytań:

1️⃣ Jaki jest stan docelowy (wizja zmiany)?
2️⃣ Dlaczego zmiana jest konieczna?
3️⃣ Jak zmierzymy sukces zmiany?
4️⃣ Jak będziemy mierzyć postęp wdrożenia?
5️⃣ Na kogo i na co ma wpływ zmiana oraz jaki jest to wpływ?
6️⃣ Jakiego wsparcia udzieli zespół kierujący zmianą pracownikom, a jakiego wsparcia oczekuje?

To nie jest jeszcze jeden formularz do wypełnienia.
Kanwa staje się punktem wspólnej rozmowy – miejscem, w którym uczestnicy zmiany konfrontują swoje wyobrażenia o zmianie i uzgadniają wspólny sens.

Często dopiero wtedy okazuje się, że największe ryzyko tkwi nie w technologii czy procesach, ale w niewypowiedzianych założeniach.

Dlaczego Wgląd to inwestycja, a nie strata czasu

Zwinność nie oznacza działania bez planu.
Wręcz przeciwnie – oznacza świadomy i przemyślany start.
Zanim pojawi się presja, by „ruszyć z koksem”, warto upewnić się, że wszyscy wiedzą, o co naprawdę chodzi.

Wgląd to moment, w którym menedżer lub HR Business Partner mówi:

„Zanim zaczniemy działać, zrozummy, co dokładnie chcemy zmienić i dlaczego.”

To nie spowalnia. To chroni przed błędnym przyspieszeniem. Bo szybkie działanie w niewłaściwym kierunku tylko oddala zespół od celu.

Od słów do działania

Na naszym autorskim warsztacie „Zwinnologia 2.0: Zwinne Zarządzanie Zmianą” uczestnicy zaczynają właśnie od etapu Wglądu.
Pracują na prawdziwych przypadkach zmiany, tych, które czekają na nich w firmach.

W ciągu kilku godzin powstaje ich własna Strategiczna Kanwa Zmiany. Nie po to, by mieć dokument, ale by zobaczyć, czy wszyscy naprawdę patrzą w tym samym kierunku.

Zatrzymaj się, zanim przyspieszysz

Każda skuteczna zmiana zaczyna się od prostego pytania:

„Czy na pewno widzimy to samo?”

Bo tylko wtedy możemy zacząć wdrażać zmianę – świadomie i skutecznie.

Warsztat Zwinnologia 2.0 – Zwinne Zarządzanie Zmianą

Zwinnologia 2.0: Zwinne Zarządzanie Zmianą - warsztat + książka

Dlaczego Wgląd to pierwszy krok każdej skutecznej zmiany Dowiedz się więcej »

Jak HR może zapobiec porażce zmiany, dbając o kulturę organizacyjną?

Napisz komentarz / Kultura organizacyjna, Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

Zmiana, która ignoruje kulturę organizacyjną, kończy się oporem, frustracją i… porażką.

Jeśli HR ma być prawdziwym wsparciem zmian prowadzonych w firmie, musi zacząć od zrozumienia tej kultury. I mieć odwagę ją kształtować.

Analiza przypadku

Niedawno skontaktowała się ze mną Kamila, prezeska dynamicznie rozwijającej się agencji mediowej. Przez lata budowała w firmie atmosferę opartą na zaufaniu i opiece. Pracownicy określali firmę jako „rodzinną”. Ona sama często rozstrzygała problemy i podejmowała decyzje za innych.

W pewnym momencie poczuła, że dotychczasowy styl zarządzania przestaje działać. Liczba klientów, złożoność projektów i tempo zmian ją przytłaczały. Chciała przekazać odpowiedzialność zespołom, zbudować większą samodzielność. Miała jasną wizję – zwinna, rozsądna, nowoczesna.

Ale… coś mnie zaniepokoiło. Poprosiłem, by na kolejne spotkanie przyszła z menedżerką HR.

Kamila była zaskoczona. Dlaczego?

Odpowiedziałem: bo zmiana nie powiedzie się, jeśli uderza w to, czym firma naprawdę jest, czyli w jej kulturę.

Dotychczasowy styl zarządzania Kamili ukształtował określoną kulturę. Klanową (rodzinną): relacyjną, lojalną, wspierającą – ale też z niską decyzyjnością po stronie pracowników i silnym uzależnieniem od lidera.

I właśnie dlatego nie wystarczy „ogłosić zmianę”. Trzeba ją dopasować do kontekstu kulturowego lub świadomie rozpocząć proces jego zmiany.

Co z tego wynika dla HR?

Przypadek Kamili nie jest wyjątkiem. Wiele organizacji deklaruje chęć transformacji: więcej autonomii, nowy styl przywództwa, więcej odpowiedzialności w zespołach.

Ale bez włączenia HR w analizę i modyfikację kultury – zmiana będzie tylko hasłem.

Kultura organizacji i zarządzania zmianą

Dlatego w projektach, które wspieram, proponuję HR-owi sprawdzoną ścieżkę:

🔍 1. Diagnoza kultury organizacyjnej

Na początek – badanie, które pokazuje dominującą kulturę (Klan, Adhokracja, Rynek, Hierarchia), jej spójność i gotowość do zmiany.

🧠 2. Warsztat z udziałem liderów i zespołów

Wyniki badania nie trafiają do szuflady. Omawiamy je wspólnie z menedżerami i zespołem projektującym zmianę. Sprawdzamy, co działa, co przeszkadza i jaki kierunek jest możliwy.

🎯 3. Ustalenie priorytetów i kierunków zmiany

Wspólnie określamy, co należy zmienić w pierwszej kolejności. Tworzymy listę działań i identyfikujemy osoby, które mogą pełnić rolę agentów zmiany.

🗺 4. Planowanie konkretnych kroków

Ustalamy: kto, kiedy, z kim i jak wprowadza pierwsze zmiany. Kultura nie zmienia się z dnia na dzień. Potrzeba zarówno planu, jak i empatii.

🤝 5. Stałe wsparcie HR i liderów

HR jest partnerem tej zmiany – wspiera komunikację, planuje działania, dba o spójność przekazów. Ja towarzyszę temu procesowi jako doradca i mentor dla liderów.

Dlaczego warto zacząć od kultury?

Bo to właśnie ona – niewidoczna na slajdach – może zablokować lub przyspieszyć każdą zmianę.
I to HR, wyposażony we właściwe narzędzia, ze swoją świadomością i wsparciem z zewnątrz może tę kulturę kształtować, rozwijać i przygotować na transformację.

W czym mogę wesprzeć Twój dział HR?

✅ Przeprowadzam diagnozy kultury organizacyjnej, korzystając z uznanych modeli.
✅ Prowadzę warsztaty dla liderów i zespołów, łącząc dane z refleksją strategiczną.
✅ Wspieram HR jako doradca w projektowaniu i wdrażaniu zmiany – krok po kroku, z uważnością na ludzi.

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje zmiany kultury, nowego stylu przywództwa albo większej odpowiedzialności w zespołach – porozmawiajmy.

📌 A jeśli chcesz zdobyć narzędzia i wiedzę, by samodzielnie projektować skuteczne zmiany…

Weź udział w szkoleniu „Zwinnologia 2.0 – Zwinne Zarządzanie Zmianą”

📍 Warszawa
📅 25–26 września 2025, godz. 9:00–17:00
🎓 Dwudniowy certyfikowany warsztat + książka „Zwinnologia 2.0” z autografami autorów
👥 Prowadzą: Jarosław Rubin i Marek Naumiuk

➡️ To nie jest kolejne szkolenie o oporze wobec zmian.
To praktyczny warsztat, który pozwala działać skutecznie w świecie SPAM – szybkozmiennym, płynnym, arcyzłożonym i mętnym.

Jak HR może zapobiec porażce zmiany, dbając o kulturę organizacyjną? Dowiedz się więcej »

Czy Twój zespół naprawdę rozumie sens wdrożenia AI?

Napisz komentarz / AI, Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

W wielu firmach wdrożenie sztucznej inteligencji staje się priorytetem strategicznym. Jednak z perspektywy pracowników ta zmiana nie zawsze jest oczywista. Dla jednych może być ciekawym wyzwaniem, dla innych – niepokojącą niewiadomą.

Pojawia się pytanie, które jako menedżer warto sobie zadać już na samym początku:
Czy mój zespół naprawdę rozumie, po co wdrażamy AI?

Gdy strategia mówi „tak”, a ludzie mówią „nie wiem”

W rozmowach z menedżerami, których firmy inwestują w rozwój AI, dbając o szkolenia z inżynierii promptów, integracje systemowe, nowe narzędzia, często słyszę jedno krótkie zdanie:
„Zrobiliśmy wszystko, ale coś się nie klei.”

Kiedy pytam: „Czy zespół rozumie, dlaczego to robicie?”, często zapada cisza.
To właśnie brak sensu i zrozumienia bywa jednym z pierwszych źródeł oporu wobec zmiany.

Przykład – opis przypadku

W jednej z firm, z którą współpracowałem, AI miała usprawnić proces przygotowywania raportów sprzedażowych. Zespół odebrał tę zmianę jako krok w stronę zastępowania ludzi, czyli zwiastun redukcji zatrudnienia.

Dopiero gdy menedżer wspólnie z zespołem określił, jak nowe narzędzie pozwoli im zaoszczędzić czas na rutynowe zestawienia i skupić się na analizie oraz planowaniu działań handlowych, postawy zaczęły się zmieniać.

Sens pojawił się wtedy, gdy pokazano konkretną korzyść dla ludzi, a nie tylko dla firmy.

Jak przygotować i komunikować sens wdrożenia AI?

Podczas warsztatu „Zwinnologia 2.0 – Zwinne zarządzanie zmianą” pokazujemy przywódcom zmian, jak przygotować argumenty i komunikować zmianę w sposób, który buduje zrozumienie, zanim pojawią się negatywne emocje i postawy.

Praktyczne narzędzie: Strategiczna Kanwa Zmiany

Jednym z narzędzi, z którego korzystamy, jest Strategiczna Kanwa Zmiany – prosta struktura, która pomaga odpowiedzieć na trzy fundamentalne pytania:

Co chcemy osiągnąć dzięki AI i dlaczego teraz?
Jak AI pomoże zespołom, a nie tylko firmie?
Co się nie zmieni – czyli co nadal będzie zależało od ludzi?

Zespół nie musi znać się na algorytmach, by zaangażować się w zmianę.
Ale musi rozumieć, dlaczego ta zmiana jest wdrażana i jak wpłynie na ich codzienną pracę.

Wnioski

Po warsztacie menedżerowie często podkreślają, że dopiero wtedy uświadomili sobie, jak wiele zależy od sposobu, w jaki mówimy o zmianie.
AI to nie tylko zmiana narzędzi – to zmiana sposobu myślenia o pracy, roli człowieka i przyszłości organizacji.

Bez jasnego celu i zrozumienia, AI może stać się kolejnym wdrożeniem „z góry”, które zespół przyjmie w milczeniu… albo odrzuci.

Podsumowanie

Jeśli Twoja strategia zakłada wdrożenie AI w firmie i chcesz skutecznie zarządzać tą zmianą – zapraszamy do kontaktu.
Porozmawiajmy, co możemy razem zrobić, by ta zmiana była zrozumiała, bezpieczna i skuteczna.

Warsztat „Zwinnologia 2.0 – Zwinne zarządzanie zmianą” jest oparty o podejście, jakie opisujemy w książce Zwinnologia 2.0.

Czy Twój zespół naprawdę rozumie sens wdrożenia AI? Dowiedz się więcej »

Zwinnologia 2.0 - specjalna oferta konsultacji

Zwinnologia 2.0: Oferta bezpłatnych konsultacji

Napisz komentarz / Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

Jesteś liderem wdrażającym zmianę lub menedżerem wspierającym wdrożenie kluczowego pomysłu, strategii lub innowacji w firmie? Poszukujesz zestawu narzędzi podnoszących skuteczność zarządzania zmianą?

16 maja miała swoją premierę “Zwinnologia 2.0” – książka wydana przez MT Biznes, której współautorem są Jarosław Rubin i Marek Naumiuk z Agile for Future oraz Wiesław Grabowski. Dla nas to coś więcej niż tylko nowa publikacja. To przedstawienie praktycznego podejścia zmiany, które pozwala przeprowadzać ją z większym sensem, zaangażowaniem i… refleksją.

Oferta specjalna

Już mam już swój egzemplarz. I jestem przekonany, że wiele osób również planuje zakup książki-narzędziownika “Zwinnologia 2.0”. Z tej okazji mam dla Ciebie coś specjalnego:

Jeśli kupisz Zwinnologię 2.0, zrobisz zdjęcie książki i opublikujesz post na LinkedIn z krótkim komentarzem – otrzymasz 30 minut bezpłatnych konsultacji dotyczących zarządzania zmianą.

Jak możesz skorzystać z oferty?

Opublikuj na LinkedIn lub innym portalu społecznościowym post ze zdjęciem lub filmikiem przedstawiającym twój egzemplarz książki,
Prześlij link do posta – skontaktuj się z nami
I umów się na 30-minutowe bezpłatne konsultacje dotyczące zarządzania zmianą.

Konsultacje online

Umówimy się na spotkanie na Zoom-ie. To nie będzie sprzedaż. To będzie rozmowa o Twoich wyzwaniach, ludziach i kierunkach zmian.

Bo – jak piszemy w książce – Zwinność zaczyna się od zrozumienia kontekstu, czyli od Wglądu.

Skorzystasz?

Zwinnologia 2.0: Oferta bezpłatnych konsultacji Dowiedz się więcej »

Zarządzanie zmianą: Jak HR może uruchomić zmianę, zanim ugrzęźnie na poziomie slajdów?

Zarządzanie zmianą: Jak HR może uratować zmianę?

Napisz komentarz / Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

Wielu liderów zna ten moment. Zmiana jest przemyślana, strategia zatwierdzona, komunikat wysłany do organizacji. Ale mimo wszystko – nic się nie dzieje. Zespół czeka. Nie dopytuje. Nie angażuje się. Trudno powiedzieć, czy chodzi o brak zrozumienia, brak wiary, czy może jedno i drugie.

Z perspektywy Zarządu może to wyglądać jak opór. Z perspektywy HR – jak sygnał, że coś w komunikacji nie zadziałało. I tu właśnie pojawia się przestrzeń na mądrą interwencję.

HR jako inicjator procesu zmiany

Jedną z kluczowych ról, jaką może odegrać HR w procesie transformacji, jest bycie katalizatorem refleksji po stronie Zarządu. To właśnie HR, jako partner wewnętrzny, ma dostęp do nastrojów, reakcji i sygnałów płynących z różnych poziomów organizacji.

Widzimy wtedy, że organizacja teoretycznie zna nową strategię, ale w praktyce nie wie, jak się do niej odnieść. I choć trudno to zmierzyć w liczbach, to efekt widać gołym okiem: projekty nie ruszają z miejsca, liderzy średniego szczebla są niepewni, a pracownicy nie widzą powiązania między swoimi celami a kierunkiem firmy.

Od komunikatu do dialogu: program „Zarządzanie zmianą dla Prezesa”

W Agile for Future opracowaliśmy program „Zarządzanie zmianą dla Prezesa”, który powstał właśnie po to, by zmiana przestała być jednostronnym komunikatem, a stała się wspólnym projektem – od samego początku.

Program składa się z kilku etapów:

Warsztaty z Zarządem i (często) z udziałem HR, w trakcie których pracujemy nad Strategiczną Kanwą Zmiany. To praktyczne narzędzie, które porządkuje sposób myślenia o zmianie i pomaga zespołowi zarządczemu odnaleźć wspólny język wokół sześciu kluczowych pytań.
Projektowanie pierwszego komunikatu – nie jako broszury, lecz jako opowieści o tym, dokąd zmierzamy i dlaczego. Takiej, która przemawia do ludzi, a nie tylko do PowerPointa.
Wsparcie menedżerów w rozmowach z zespołami – bo prawdziwe zaangażowanie buduje się nie poprzez ogłoszenie, lecz przez dialog.

Co się zmienia, gdy HR uruchamia tę rozmowę?

Organizacje, które przechodzą przez ten proces, doświadczają realnej zmiany postawy. Zespół przestaje odbierać nową strategię jako „decyzję z góry”. Zaczyna widzieć siebie jako współuczestnika, a nie wykonawcę. To zmiana jakościowa – nie tylko w komunikacji, ale w kulturze pracy.

Dla Zarządu to szansa na lepsze zrozumienie wyzwań transformacji. Dla HR – potwierdzenie swojej roli jako strategicznego partnera. Dla organizacji – większe szanse na to, że zmiana naprawdę się wydarzy, a nie tylko zostanie ogłoszona.

Podsumowanie

Zmiana, która zatrzymuje się na poziomie komunikatu, nie zadziała. Potrzebuje języka, który zespół zrozumie. Potrzebuje kontekstu, który nada jej sens. I – przede wszystkim – potrzebuje ludzi, którzy będą gotowi ją współtworzyć.

Jeśli jako HR chcesz mieć realny wpływ na powodzenie strategii – być może najlepsze, co możesz dziś zrobić, to… zaprosić Zarząd do wspólnego warsztatu.

Program „Zarządzanie zmianą dla Prezesa” jest jednym z elementów podejścia prezentowanego w książce Zwinnologia 2.0.

Zarządzanie zmianą: Jak HR może uratować zmianę? Dowiedz się więcej »

Jak HR wspiera Zarząd w zarządzaniu zmianą?

Zarządzanie zmianą: Zmiana zaczyna się od Zarządu…

Napisz komentarz / Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

…ale czy Zarząd jest na nią gotowy?

Zarządzanie zmianą: W wielu firmach zmiana przypomina falę: rozpoczyna się wysoko – na poziomie Zarządu – a potem powinna płynnie rozlać się po całej organizacji. Ale co, jeśli ta fala rozbija się o skały niepewności, oporu lub… braku zwinnego podejścia do zmiany na poziomie Zarządu?

W rozmowach z menedżerami HR coraz częściej słyszę: „Zarząd oczekuje, że wdrożymy zmianę, ale sam nie do końca jest do niej gotowy”. Albo: „Zarząd rozumie, co trzeba zmienić, ale nie zawsze wie, jak poprowadzić ludzi przez ten proces”. I nie ma w tym nic dziwnego. Zarządzanie zmianą to dziś jedna z najbardziej złożonych kompetencji liderów – a do tego wymaga ciągłego aktualizowania podejścia, zwłaszcza w świecie SPAM-u (Szybkozmienność, Płynność, Arcyzłożoność, Mętność).

Z mojego doświadczenia – i z obserwacji zawartych w książce „Zwinnologia 2.0”, której jestem współautorem – wynika jasno: rola Zarządu w zmianie jest nie do przecenienia. Ale skuteczność tej roli w dużej mierze zależy od partnerstwa z HR.

Jaka jest rola Zarządu w procesie zmiany?

Zarząd nie tylko zatwierdza kierunek zmian. On nadaje im ton. To Zarząd tworzy klimat do zmiany, inicjuje jej sens i nadaje jej znaczenie. Właśnie dlatego nie wystarczy, że Prezesi i Dyrektorzy będą „na pokładzie” – muszą być aktywnymi przywódcami zmiany.

To ich postawa, komunikacja i umiejętność angażowania pracowników decydują o tym, czy organizacja ruszy z miejsca. Ale… do tego trzeba ciągłego doskonalenia kompetencji w obszarze zarządzania zmianą. Zwłaszcza w świecie, który wymaga więcej niż tradycyjnego „planowania i egzekucji”. Potrzebujemy zwinności. Eksperymentowania. Umiejętności reagowania na opór i nieprzewidywalność.

HR jako strategiczny partner Zarządu

I tu pojawia się HR. Nie tylko jako organizator szkoleń, ale jako katalizator zmiany. To właśnie HR może (i powinien!) inicjować rozmowę z Zarządem o potrzebie wzmocnienia kompetencji przywódczych w obszarze zmiany.

Najskuteczniejsze firmy, z którymi pracuję, robią to bardzo świadomie:

zapraszają członków Zarządu na warsztaty, które z chęcią prowadzę, uwzględniające ich rolę i wpływ na procesy zmian,
pomagają liderom przejść przez krzywą zmiany tak samo, jak oczekują tego od zespołów,
wdrażają programy rozwojowe, które łączą zwinność z odpowiedzialnością biznesową.

Jednym z takich projektów (programów), który współtworzę w Agile for Future, jest „Zarządzanie zmianą dla Prezesa” – dedykowany program rozwojowy dla Zarządów, który łączy praktykę, strategię i przywództwo. To nie są „szkolenia o zmianie” – to konkretna praca nad rzeczywistymi wyzwaniami biznesowymi i kulturą organizacyjną. HR często pełni w tym procesie rolę inicjatora i tłumacza – pomagając Zarządowi dostrzec potencjał rozwojowy i wspierać go w tym procesie.

Jak HR może zachęcić Zarząd do „zwinnej zmiany”?

Z mojego doświadczenia wynika, że najskuteczniejsze są trzy strategie:

Pokazuj dane i kontekst – raporty (np. OBZZ) pokazują, że tylko 30% zmian kończy się pełnym sukcesem. To otwiera rozmowę o tym, co możemy zrobić inaczej.
Zaproś do eksperymentu, nie do projektu – zwinne podejście do zmiany to nie kurs online. To proces odkrywania, działania i refleksji. Zaproś Zarząd na krótką sesję „preview” – np. 2-godzinny warsztat inspiracyjny.
Podkreśl wartość przywództwa, nie tylko zarządzania – zmiana to nie tylko harmonogram i budżet, ale emocje, komunikacja i zaangażowanie ludzi. Zarząd nie musi być ekspertem od zmiany, ale musi umieć prowadzić ludzi przez niepewność.

Wnioski: HR i Zarząd w duecie

Zarządzanie zmianą przestaje być tylko domeną działów projektowych czy zewnętrznych konsultantów. To kompetencja przywódcza. I tu właśnie HR może odegrać rolę kluczowego partnera – nie tylko wspierającego, ale inspirującego Zarząd do rozwoju.

Jeśli chcesz, by zmiana naprawdę się wydarzyła – zacznij od góry. Ale nie zostawiaj Zarządu samemu sobie. Wesprzyj ich. Daj przestrzeń do uczenia się. Zaproponuj konkretne kroki.

Bo skuteczna zmiana to nie tylko dobry plan – to świadome przywództwo w działaniu.

Masz podobne doświadczenia z pracy z Zarządami? A może masz pytania o to, jak zaangażować swoich liderów w zmianę? Chętnie porozmawiamy. Skontaktuj się z nami

„Zwinnologia 2.0” – druga, uaktualniona edycja książki, której jestem współautorem – ukaże się 16 maja 2025 roku nakładem wydawnictwa MT Biznes. To praktyczny przewodnik po zwinnej zmianie – dla liderów, menedżerów i HR. Jeśli interesuje Cię temat opisany w artykule, znajdziesz tam jeszcze więcej inspiracji, narzędzi i realnych case’ów z polskich organizacji.

Zarządzanie zmianą: Zmiana zaczyna się od Zarządu… Dowiedz się więcej »

Zarządzanie zmianą - jak dobrać zestaw narzędzi agile?

Narzędzia agile w zarządzaniu zmianą: Dlaczego “jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich” (zmian)?

Napisz komentarz / Zwinne Zarządzanie Zmianą / Jarosław Rubin

W świecie zarządzania zmianą często pokutuje mit, że istnieje uniwersalny zestaw narzędzi “one size fits all” (jeden rozmiar pasuje do wszystkich). Rzeczywistość pokazuje, że takie myślenie może prowadzić do nieefektywnych działań i frustracji zespołów.

Dylemat wyboru: 55 narzędzi agile

W książce “Zwinnologia 2.0”, która ukaże się w połowie maja 2025 roku, opisuję wraz z współautorami aż 55 praktycznych narzędzi agile. Pojawiają się więc pytania:

Czy z te 55 należy stosować w trakcie każdej zmiany?

a jeśli nie, to

Czy istnieje uniwersalny zestaw obowiązkowy narzędzi zarządzania zmianą?

Bogactwo metod i możliwych do utworzenia zestawów narzędzi agile może być dla menedżera lub kierownika projektu zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem.

Próba zastosowania wszystkich 55 narzędzi jednocześnie prowadzi do chaosu oraz wydłużenia procesu zmiany. To może jednak “zestaw obowiązkowy”?

Dlaczego podejście “jeden rozmiar dla wszystkich” zawodzi?

Szkoląc i doradzając firmom i instytucjom w obszarze zarządzania zmianą zauważyłem, że występują znaczące różnice między nimi:

Różnorodność organizacji: Każda firma ma unikalną kulturę, cele i wyzwania. Narzędzia agile, które sprawdzają się w startupie, mogą być nieodpowiednie dla dużej korporacji1.
Zróżnicowane potrzeby zespołów: Różne zespoły w ramach jednej organizacji mogą wymagać odmiennych narzędzi i praktyk Agile.
Dynamika zmian: Środowisko biznesowe (otoczenie organizacji) ciągle ewoluuje, co wymaga elastycznego podejścia do zarządzania zmianą.

Już choćby z trzech wymienionych wyżej powodów mogę stwierdzić, że nie istnieje jeden uniwersalny zestaw narzędzi, a ślepe naśladownictwo innych nie pozwala na osiągnięcie sukcesu własnych przedsięwzięć.

Jak dobrać narzędzia agile do potrzeb organizacji?

Kluczowe czynniki, które warto wziąć pod uwagę budując własny zestaw narzędzi agile to:

Normy kulturowe,
Znaczenie poczucia bezpieczeństwa,
Tolerancja ryzyka,
Złożoność zmiany.

Na webinarze, który odbędzie się 1 kwietnia 2025 omówimy szczegółowo każdy z wymienionych czynników i jego praktyczne zastosowanie.

Podsumowanie

Kluczem do stworzenia dobrego zestawu nie jest liczba narzędzi, ale umiejętność ich doboru. Zamiast szukać “magicznego frameworka”, warto potraktować podejście agile jako szafę z narzędziami – wybieramy młotek, gdy trzeba wbić gwóźdź, a wiertarkę, gdy trzeba wykonać otwór. W zarządzaniu zmianą nie ma rozwiązań uniwersalnych i zawsze działających – są tylko te wystarczająco dobre dla konkretnego kontekstu oraz zwiększające prawdopodobieństwo sukcesu.

Narzędzia agile w zarządzaniu zmianą: Dlaczego “jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich” (zmian)? Dowiedz się więcej »

Zwinne zarządzanie i intuicja – dwa różne światy?

Napisz komentarz / Zwinne Zarządzanie Zmianą, Zwinność / Jarosław Rubin

Zwinne zarządzanie i intuicja – jak pogodzić te dwa światy? Intuicja jest potężnym narzędziem w zarządzaniu, pozwalającym na podejmowanie szybkich decyzji i dostarczającą cennych wglądów w sytuacjach, gdy dostępnych jest ograniczona ilość danych. Jednak uzależnienie się od intuicji może prowadzić menedżera do wpadnięcia w pułapki, które mogą negatywnie wpłynąć na wyniki biznesowe firmy i pozycję menedżera w organizacji. W tym artykule omówię krótko te pułapki i przedstawię metodę radzenia sobie z nimi poprzez dochodzenie do źródeł przekonań i prowadzenie eksperymentów weryfikujących przekonania.

Intuicja w zarządzaniu

W kontekście zarządzania, intuicja jest definiowana jako nieświadomy proces podejmowania decyzji, który wykorzystuje doświadczenie i wiedzę zdobytą w przeszłości, aby podejmować szybkie i trafne decyzje bez pełnej świadomości procesów myślowych zaangażowanych w tę decyzję. (Łatwo zauważyć, że menedżer, który ma większe doświadczenie i dysponuje większą wiedzą, będzie posiadał “lepszą” intuicję).

Intuicja pozwala menedżerom na dostęp do wiedzy niejawnej, która jest efektem wieloletnich doświadczeń i umiejętności, oraz na wykorzystanie jej w sytuacjach, gdzie dane analityczne są ograniczone lub zbyt złożone do szybkiej analizy (i nie mamy pod ręką AI, aby przyspieszyć analizę).

Jakie pułapki czyhają na menedżerów nadmiernie ufających intuicji?

Podejmowanie błędnych decyzji i działań na podstawie intuicji może wynikać z kilku pułapek związanych z wykorzystaniem intuicji w zarządzaniu. Najważniejsze z nich to:

1️⃣ Błędne Założenia
Często liderzy opierają się na swoich przekonaniach, takich jak “jestem przekonany, że w naszej firmie to się nie sprawdzi”, bez głębszej analizy. Tego typu podejście może prowadzić do pomijania potencjalnych rozwiązań i innowacji.

2️⃣ Heurystyki
Heurystyki są mentalnymi skrótami, które pomagają w podejmowaniu szybkich decyzji, ale mogą również prowadzić do błędów. Przykładowo, potwierdzająca heurystyka polega na poszukiwaniu tylko informacji potwierdzających nasze przekonania, zamiast rozważania alternatywnych perspektyw.

3️⃣ Wnioskowanie indukcyjne
Opieranie się wyłącznie na wnioskowaniu indukcyjnym, czyli na wyciąganiu wniosków na przyszłość na podstawie wydarzeń z przeszłości: “zawsze tak było i tak będzie”. W zmiennym świecie biznesu, powtórzenie się jakiejś sytuacji kilka razy nie dowodzi, że tak będzie w przyszłości (np. ten klient od dwóch lat zamawia co miesiąc 100 naszych wyrobów, więc w przyszłym i kolejnych miesiącach…).

Radzenie sobie z pułapkami intuicji

Kiedy prowadzę warsztaty ze zwinnego zarządzania (zmianą) i w rozmowach z menedżerami pokazuję ważne kroki, które pozwalają na omijanie pułapek związanych z intuicją:

1. Dochodzenie do źródeł przekonań

Na warsztatach z menedżerami pokazuję, że aby uniknąć błędnych założeń, ważne jest zrozumienie, skąd pochodzą nasze przekonania. Dopytuję, czy opierają się one na doświadczeniu, danych czy może są wynikiem nieświadomych założeń, uprzedzeń? Rozpoznanie źródeł przekonań pozwala na ich weryfikację i ewentualną korektę.

2. Weryfikacja intuicyjnych decyzji poprzez eksperymenty

Jedną z najważniejszych składowych zwinnego zarządzani jest eksperyment, a dokładniej eksperymentowanie. Wspierając kompetencje menedżerów w obszarze zarządzania, pokazuję, jak w praktyce korzystać z eksperymentów, czyli weryfikacji założeń:

Formułowanie Hipotezy: Dokumentuj hipotezę, którą chcesz przetestować. Na przykład, “Zakładam, że wprowadzenie nowego produktu zwiększy sprzedaż o 10%.”. (warsztatach przekazuję uczestnikom użyteczny szablon hipotezy).
Projektowanie Eksperymentu: Określ, jak będziesz testować hipotezę. Może to być wprowadzenie nowego produktu na ograniczonym rynku lub przeprowadzenie sondażu wśród klientów.
Przeprowadzenie Eksperymentu: Wykonaj planowany eksperyment i zbierz dane. Upewnij się, że eksperyment jest transparentny i niezależny od twoich osobistych przekonań.
Analiza Wyników: Oceń wyniki eksperymentu. Jeśli wyniki potwierdzają twoją hipotezę, możesz ją zaakceptować. W przeciwnym razie, rozważ korektę swoich przekonań.

Podsumowanie

Intuicja może być cennym narzędziem w zarządzaniu, ale ważne jest, aby jej nie nadużywać. Poprzez dochodzenie do źródeł przekonań i prowadzenie eksperymentów, możemy uniknąć pułapek związanych z błędnymi założeniami i heurystykami. Wdrożenie kultury eksperymentowania w firmie pozwala na podejmowanie lepszych decyzji i zwiększa szanse na sukces na dynamicznym rynku.

Jeśli planujesz ważne zmiany w firmie i chcesz doskonalić swoje kompetencje związane z planowaniem i wdrażaniem zmiany, a w szczególności budowanie poczucia ważności i pilności zmiany oraz angażowanie pracowników w zmianę, to skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o dedykowanym szkoleniu zamkniętym dla twojej firmy albo sprawdź kalendarz szkoleń otwartych i wybierz odpowiednie do potrzeb.

Zwinne zarządzanie i intuicja – dwa różne światy? Dowiedz się więcej »